Это обусловлено тем что одной из главных проблем в деятельности предприятий и организаций является недостаточное использование рабочего времени. Аудит эффективности использования рабочего времени Аудит использования рабочего времени начинается с анализа планового объема рабочего времени исчисляемого методом вычитания из числа дней в году праздничных отпускных дней и потерь рабочего времени из расчета среднего числа часов работы одного среднесписочного рабочего за год месяц. Он заканчивается соотнесением планового объема рабочего времени с...
Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск
Контрольная работа по дисциплине: Аудит персонала
Тема: Аудит эффективности использования рабочего времени
Екатеринбург 2015
Введение
Заключение
Список литературы
Введение
В настоящее время проблема в сфере эффективного использования рабочего времени приобретает все большее значение. Это обусловлено тем, что одной из главных проблем в деятельности предприятий и организаций является недостаточное использование рабочего времени. Рациональное использование трудовых ресурсов предполагает рост производительности труда, то есть повышение результативности живого труда в единицу времени. Время ограниченный ресурс и эффективное управление этим ресурсов является важной задачей, стоящей перед многими компаниями для обеспечения их конкурентоспособности.
В экономическом отношении время характеризует движение труда и капитала на производстве, определяет продолжительность пребывания рабочей силы, предметов и средств труда в процессе производства.
Рабочее время служит не только главным производственным ресурсом и важнейшим организационным фактором, но и критерием экономической эффективности производства. Тем самым, меньшие затраты времени на единицу продукции предполагают большую продуктивность труда и эффективность деятельности организации.
1.1 Аудиторская деятельность, аудит это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей (аудируемые лица).
Целью аудита является выражение мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.
Каждое предприятие обязано вести бухгалтерскую и статистическую отчётность, публиковать данные о своей деятельности в порядке, установленном в законодательстве РФ. Предприятие обязано вести учёт своего имущества и совершённых хозяйственных операций, самостоятельно исчислять и уплачивать налоги, представлять бухгалтерскую (финансовую) отчётность, данными которых могут пользоваться все заинтересованные предприниматели и предприятия, - всё это вызвало необходимость независимого вневедомственного финансового контроля, после чего и появилась такая норма контроля как аудит.
Аудит в РФ был узаконен, начиная с 1995 года, а до этого существовали различные виды контроля кроме аудита.
Виды аудита . Обязательный и инициативный аудит .
Обязательная аудиторская проверка осуществляется в случаях, установленных законодательством или по поручению государственных органов. Объем и порядок проведения обязательного аудита регламентируются законодательными нормами.
Инициативный или добровольный аудит осуществляется по решению экономического субъекта, на основе договора с аудитором (аудиторской фирмой). Характер и масштабы такой проверки определяет клиент.
Внутренний и внешний аудит .
Внутренний аудит является неотъемлемым и важным элементом управленческого контроля. Потребность во внутреннем аудите возникает на крупных предприятиях в связи с тем, что верхнее звено руководства не занимается повседневным контролем деятельности организации и низших управленческих структур. Внутренний аудит дает информацию об этой деятельности и подтверждает достоверность отчетов менеджеров.
Внутренний аудит важен для предотвращения потери ресурсов и осуществления необходимых изменений внутри предприятия.
Функции внутреннего аудита могут выполнять не только работники предприятия, но и приглашенные независимые аудиторы.
Внешний аудит проводится независимым аудитором, не имеющим на проверяемом предприятии никаких интересов. Задачей внешнего аудита является подтверждение правильности учета отчетности, оценка соответствия внутреннего контроля (аудита) политике, цели деятельности предприятия и пр.
Внешний аудит может быть добровольным (по желанию предприятий-клиентов) и обязательным (в соответствии с законодательными актами). Обязательный аудит может быть организован также по решению суда или следственных органов.
Различают:
1) аудит, ориентированный на продукт;
2) аудит, ориентированный на процесс;
3) аудит, ориентированный на систему качества.
Аудит, ориентированный на продукт.
Этот вид аудита предназначен для оценки качества продукта (определенного количества готовых продуктов). В ходе аудита взаимосвязано анализируется соответствие качества продукта требованиям потребителей, техническим спецификациям, контрольной и технологической документации, а также делается заключение о действенности, целесообразности и состоянии документации.
Тем самым аудит, ориентированный на продукт, выходит далеко за рамки контроля качества продукта и охватывает также соответствующие элементы системы качества.
Основными целями этого вида аудита качества являются:
контроль качества продукта;
доказательство стабильности процесса изготовления продукта;
обеспечение выводов из результатов конечных испытаний.
Аудит, ориентированный на систему качества
Этот вид аудита предназначен для обширной оценки эффективности всей системы качества. В ходе аудита анализируется соответствие всех инструкций (методологических и рабочих инструкций, а также инструкций по испытаниям и др.) требованиям взятых за основу нормативных документов, а также соответствие проводимых мероприятий по обеспечению качества на предприятии предписаниям на всех стадиях жизненного цикла продукта.
Основными целями аудита, ориентированного на систему качества, являются:
регистрация фактического состояния системы качества;
четкое выделение «узких мест»;
«активирование» правильного отношения сотрудников предприятия к существующим предписаниям. Данный вид аудита предназначен для оценки качества способа или процесса производства. В процессе проведения аудита анализируется соответствие качества процесса рабочим инструкциям, технологическим предписаниям и другой нормативной документации, а также соответствие продуктов на выходе процесса техническим спецификациям и требованиям потребителей. В этом случае, также как и при аудите продукта, одновременно рассматривается действенность, целесообразность и состояние документации и тем самым рассматривается состояние элементов СМК на предприятии.
К числу важнейших целей аудита, ориентированного на процессы, относятся:
проверка возможности соблюдения технологических параметров;
документирование параметров производительности и качества процесса;
определение «узких мест» процесса.
1.2 «Время» понятие, сконструированное на основе восприятия процессов, событий в протяженности, длительности в мире, т. е. понимание времени, формируется в результате ощущения человеком последовательности событий, как во внешнем материальном мире, так и во внутреннем психологическом.
Трудовой кодекс РФ рабочее время определяет в ст. 91. Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законом и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени.
2. Аудит эффективности использования рабочего времени
Аудит использования рабочего времени начинается с анализа планового объема рабочего времени, исчисляемого методом вычитания из числа дней в году праздничных, отпускных дней и потерь рабочего времени из расчета среднего числа часов работы одного среднесписочного рабочего за год, месяц. Он заканчивается соотнесением планового объема рабочего времени с фактическим, реальным фондом рабочего времени, величина которого зависит от численности работников, продолжительности рабочего периода в днях, продолжительности рабочего дня, количества отработанных человеко-часов. Сравнение плановых (расчетных, базисных) показателей с фактическими обнаруживает потери рабочего времени в абсолютных единицах и в процентах.
Задачами аудита рабочего времени являются:
По оценке эффективности использования рабочего времени проводят следующие мероприятия:
Применяемые методы:
Что дает аудиторская проверка рабочего времени:
Руководителю:
Сотрудникам:
3. Аудит эффективности использования рабочего времени персонала ресторана «Золотой Петух»
Я работаю в ресторане «Золотой Петух». В нашем ресторане систематически проводиться внутренний и внешний аудит. Внутренний аудит проходит каждую неделю, его осуществляет бухгалтер (ревизия), руководитель (проверяет и оценивает частоту рабочих мест, подготовленность к работе и т.д.). Также раз в год осуществляется более широкая проверка со стороны - инспектирование внешний аудит.
Есть множество методов, но эффективнее применяется метод моментных наблюдений (ММН).
ММН это эффективный и довольно простой в применении способ выявления резервов рабочего времени персонала.
Его главные преимущества состоят в том, что он не требует от наблюдателя ни специальной подготовки, ни больших затрат времени и средств на свою реализацию. Поэтому, руководитель может без особого труда использовать его в своей управленческой практике.
Метод моментных наблюдений (ММН) это способ, позволяющий изучать затраты рабочего времени, а также определять фактическую загрузку работников и степень использования оборудования на предприятии.
Суть метода заключается в проведении в случайно выбранные моменты времени непродолжительных и нерегулярных наблюдений и установлении на основании полученной информации удельного веса и абсолютных значений затрат и потерь рабочего времени. Базируется данный метод на законе больших чисел, согласно которому средние результаты при большом количестве независимых наблюдений относительно устойчивы и мало зависят от результатов отдельных наблюдений.
Достоинства метода:
Недостатки метода:
Этапы наблюдения:
Первый этап: постановка целей. Как правило, целями исследования, проводимого методом моментных наблюдений, являются: определение структуры затрат рабочего времени как группой сотрудников, так и отдельно каждым из них, а также выявление относительного объема потерь рабочего времени (простоя, несанкционированных перерывов и пр.).
Второй этап: определение длительности исследования, количества наблюдений и выборки работников. Для получения достоверных данных количество наблюдений должно быть достаточно большим. Разумеется, чем больше количество наблюдений, тем выше затраты предприятия на проведение исследования, поэтому длительность наблюдений должна быть экономически целесообразной.
На практике желательно, чтобы наблюдение охватывало полный цикл работ. Для получения достоверных данных о временных затратах персонала на подготовительно-заключительный период работы, обслуживание рабочего места, а также о потерях времени в связи с опозданием на работу и ранним уходом с нее наблюдение должно проводиться в течение всей рабочей смены (рабочего дня).
Третий этап: подготовка бланков моментных наблюдений и начало наблюдений.
Наблюдение следует начинать точно в момент начала рабочего дня (рабочей смены) и завершать в момент его официального окончания (либо фактического, если специалисты задерживаются после окончания рабочего дня).
Четвертый этап: обработка результатов. Обработка полученных в ходе исследования данных начинается с подсчета количества моментов наблюдений по каждой категории затрат рабочего времени. По завершении исследования сведения о состоянии рабочих мест в каждый момент наблюдения, полученные за все дни по каждому работнику, заносятся в таблицу, составленную в Excel. Итоговые данные представляются в виде таблиц и/или диаграмм, отражающих структуру затрат рабочего.
После проведения аудита рабочего времени у нас в ресторане часто выявляются нарушения и со стороны руководителя, и со стороны работника. Руководители нарушают рабочий день сотрудников, задерживают их на работе уже после рабочего дня или вызывают на работу в выходные дни. Происходит это чаще из-за того, что не хватает рабочей силы в организации.
Также работник нарушает режим труда и отдыха. Когда нет посетителей в зале, чаще всего официанты ничего не делают. Хотя работы у них хватает. Делают себе незапланированные перерывы, поэтому не успевают обслужить посетителя (особенно это касается обеденного перерыва, когда у посетителей время ограничено), в результате ресторан теряет клиентов, а как следствие и выручку.
Для повышения эффективности работы необходимо разделить обязанности таким образом, чтобы все официанты были задействованы в работе, а лишние шли на выходной.
Заключение
Рабочее время служит универсальным критерием рациональности всех действующих и проектируемых производственных и организационных систем. Любая система организации труда и производства признается наиболее экономичной, если ее существование при прочих равных условиях происходит с минимальными затратами производственных ресурсов и рабочего времени. При этом цена рабочего времени в каждой экономической системе определяется в основном стоимостью так называемых фондообразующих факторов, состав которых ограничивается содержанием производственных процессов. В любой системе рациональное использование рабочего времени служит первым признаком согласованной организации трудовых, технологических и производственных процессов.
Список литературы
Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм> |
|||
| 8778. | Режим рабочего времени | 17.87 KB | |
| Понятие режим рабочего времени это такая категория которая включает в себя не только рабочее время но и время отдыха. Режим рабочего времени установленный законодательством или на его основе способ распределения рабочего времени в рамках астраномического. Режим рабочего времени включает в себя несколько явлений: длительность рабочей недели количество рабочих дней в неделе количество. | |||
| 18728. | Затраты рабочего времени и методы их изучения | 39.19 KB | |
| Исследования проводятся с целью определения структуры операций затрат рабочего времени рационализации приемов и методов труда выявления причин невыполнения норм нерациональных затрат и потерь рабочего времени получения данных о факторах влияющих на время выполнения элементов операций разработки нормативных материалов оценки качества норм и нормативов а также для решения других задач. Первая связана с определением фактических затрат времени на выполнение элементов операций. Вторая с установлением структуры затрат времени на... | |||
| 16285. | Аудит и анализ эффективности проектов развития региональной инфраструктуры | 22.83 KB | |
| Вместе с тем являясь производной от общественного и частного секторов смешанный сектор не только интегрирует достоинства но и в своем худшем выражении может объединять недостатки связанные с присущими исходным секторам видами неэффективности... | |||
| 14287. | Анализ эффективности использования капитала | 140.95 KB | |
| Определение границ финансовой устойчивости предприятий относится к числу наиболее важных экономических проблем в условиях перехода к рынку, поскольку недостаточная финансовая устойчивость может привести к отсутствию у предприятий средств для развития производства, их неплатежеспособности и, в конечном счете, к банкротству, а избыточная устойчивость будет препятствовать развитию, отягощая затраты производства излишними запасами и резервами. | |||
| 14213. | Повышение эффективности использования персонала на предприятии | 20.94 KB | |
| Выполнение курсовой работы предполагает решение следующих задач: раскрыть сущность и необходимость формирования управленческой команды; изучить принципы формирования команды; рассмотреть факторы эффективной и симптомы неэффективной команды; определить современные принципы и направления эффективного рационального использования персонала; обосновать критерии для оценки эффективности использования персонала; провести анализ существующего состояния использования персонала в организации принципы расстановки персонала... | |||
| 10681. | АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОСНОВНОГО КАПИТАЛА | 384.36 KB | |
| Анализ использования технологического оборудования. Обновление техники характеризует коэффициент автоматизации Кавт рассчитываемый по формуле: где Ос авт стоимость автоматизированных основных средств ОС м общая стоимость машин и оборудования. Для характеристики состояния рабочих машин оборудования инструментов приспособлений применяют группировку по технической пригодности: пригодное оборудование оборудование требующее капитального ремонта непригодное оборудование подлежащее списанию. Обеспеченность отдельными видами машин... | |||
| 19832. | Показатели динамики и эффективности использования персонала | 35.56 KB | |
| Причинами обусловливающими необходимость анализа трудовых ресурсов являются исследование состава кадров с целью выявления обеспеченности ими и причин текучести трудовых ресурсов повышение эффективности использования трудовых ресурсов и средств на оплату труда. На спрос и предложение труда влияет государственное регулирование труда и трудовых отношений основными инструментами которого является конституционное право на труд и образование: уровень минимальной заработной платы; регламентированная продолжительность труда и отдыха: разные... | |||
| 19532. | Кадровый потенциал предприятия и повышение эффективности его использования | 298.32 KB | |
| Производительность труда как показатель эффективного использования человеческих ресурсов.одновременно с этим нам следует извлекать пользу из международного разделения труда в частности привлекать внешний кадровый ресурс для реализации некоторых задач нашего Нового курса через программы аутсорсинга. Оценка является сердцевиной кадрового мониторинга персонала основой для выработки предложений по оптимизации распределения области ответственности и функциональных обязанностей между подразделениями и сотрудниками а также поддержки... | |||
| 11969. | Анализ экономической эффективности использования медицинских информационных систем | 16.93 KB | |
| Разработана модель и описаны алгоритмы анализа экономической эффективности медицинских информационных систем МИС. Разработан макет программного средства ПС анализа экономической эффективности применения МИС в лечебнопрофилактическом учреждении Программное средство анализа экономической эффективности использования медицинских информационных систем. Эксплуатационным назначением ПС является его использование экономистомэкспертом и руководителем ЛПУ при анализе экономической составляющей деятельности лечебнопрофилактического учреждения а... | |||
| 19881. | Расчет показателей эффективности использования ресурсов предприятия ООО «ПАВиКО» | 194.36 KB | |
| Предприятие это самостоятельный хозяйствующий субъект созданный в порядке установленным законом для производства продукции выполнения работ и оказания услуг в целях удовлетворения спроса и получения прибыли Прибыль предприятия является важнейшей экономической категорией и основной целью предпринимательской деятельности. Получение наибольшего эффекта с наименьшими затратами экономией трудовых материальных и финансовых ресурсов зависят от того как решает предприятие вопросы в области снижения... | |||
Существует большая разница между тем, как Вы проводите свое время и тем, как Вы думаете, что проводите его.
Особенно актуально это для рабочего времени. Ведь одно дело, если Вы провели свободный вечер в свое удовольствие. И совсем другое — потерять рабочий час. Тогда страдает вся команда и проект.
Как же определить эту разницу? Лучше понять, куда уходит Ваше время, поможет .
Каковы масштабы потерь рабочего времени? Посмотрим результаты исследования международного кадрового портала hh.ua. Аналитики изучали главные факторы, на которые отвлекаются офисные сотрудники.
В десятку главных поглотителей рабочего времени попали:
1. Первое место заняла а банальная личная переписка. 51,76% офисных сотрудников изучают личную почту в рабочее время.
2. Просмотр новостей — 43,95%
3. Переписка в ICQ, QIP, Skype и других месенджерах — 34,11%
4. Социальные сети оказались лишь на 4-м месте — 31,24%
5. Сайты по интересам — 17,98%
6. Сайты по поиску работы — 15,55%
7. Онлайн-покупки — 12,13%
8. Чтение и написание блогов — 7,52%
9. Компьютерные игры — 5,45%
10. Туристические сайты — 4,9%
При этом реже одного раза в день отдаются на растерзание пожирателям рабочего времени только 11,84% тружеников.
Такое положение вещей имеет негативные последствия: снижает эффективность работы всего предприятия и приносит прямые убытки. Ведь сотрудники получают зарплату за работу, а тратят рабочее время на что угодно, кроме работы. Плюс к этому увеличивается плата за Интернет, есть риск заражения компьютеров вирусами.
Компании обычно используют такие формы аудита:
Одна из форм аудита — ведение записей своего времени, что отражает реальную историю работы. Сюда входит перечень посещенных сайтов и запущенных программ, и время проведенное на них. Таким образом можно определить политику использования Интернета и программ для каждого сотрудника или отдела.
Вести такие записи вручную — трудозатратно. От сотрудника требуется постоянно записывать время начала-окончания работы над задачей. Легко забыть, да и нарушает привычный ритм работы.
К примеру, сервис Yaware.TimeTracker помогает определить, насколько грамотно сотрудники распоряжаются своим рабочим временем.
Чтобы начать работу с сервисом Yaware.TimeTracker, необходимо зарегистрироваться, скачать небольшую программу-клиент и установить на компьютеры сотрудников.
После этого Вы узнаете всю правду об эффективности Ваших работников:
Вся аналитика отображается в форме простых для понимания графиков и отчётов. Даже одного взгляда достаточно для быстрого анализа ситуации.
Помните: аудит рабочего времени сотрудников поднимает их продуктивность минимум на 10%. А значит и увеличивает общие доходы!
ЦЕЛЬ выраж. мнения о достов. показ-ей отчетности в части отражения операций по формированию и использованию резервов (установление обоснованности формирования и правильности учета резервов.)
СЧЕТА РЕЗЕРВОВ:
Счет 14 «Резервы под снижение стоимости матер. ценностей» (Создан 91.2 / 14)
Счет 59 «Резервы под обесценение финансовых вложений» (Создан 91.2 / 59)
Счет 63 «Резервы по сомнительным долгам» (Создан 91.2 / 63)
Счет 96 «Резервы предстоящих расходов» (Создан 20,25,/96)
Оценка обоснованности включения статей в данный резерв;
Подтверждение достоверности оформления и отражения в учете формир и испол. резервов;
Оценка качества инвентаризаций зарезервированных сумм;
Арифметический контроль показателей резерва.
ИНФОРМ. БАЗА
учетные регистры аналитического и синтетического учета,
разработочные таблицы (по распределению);
справки-расчеты о распределении резерва
акты (ведомости) по инвентаризации резерва
журналы-ордера,
счета 14,58,96,63, (91 ,20-ые)
Главная книга, ББ
НОРМ БАЗА:
НК, УП, ФЗ 129 «О БУ», ФЗ 307 «Об ауд деят»,
1) Тест средств контроля (Распредел фун принятия реш., соверш. Опер. И контроль за ними)
Проверка соблюд норм актов,
Проверка учетных процедур признания расходов в резерв;
Проверка организации документооборота
Проверка учетных процедур списания резерва (использовании)
Проверка порядка формиров отч-ти
Резервы неиспользованные – сторнируются в конце года
ПРОГРАММА
1) Тест средств контроля
2) Аудиторские процедуры по существу:
Проверка данных регистров резервов и сверка их со счетами главной книги
Анализ состава и обоснованности отнесения отдельных видов расходов на резерв
Проверка правильности разграничения использования резерва по отчетным периодам
Проверка правильности списания неиспользованных резервов
Изучение данных инвентаризации резервов и сравнение результатов с данными аналитического учета. Проведение инвентаризации (при необходимости)
Подсчет и сверка данных аналитического учета затрат на производство с данными учетных регистров
ПОДРОБНЕЕ АУДИТ 96 «резерв предстоящих расходов»
ЦЕЛЬ - формирование мнения о достоверности данных показателей бухгалтерской отчетности, отражающих суммы недостач и потерь.
Выполняя процедуру проверки 9 7 резервов предстоящих расходов, аудитору необходимо ответить на следующие вопросы:
Бухгалтерский учет резервов предстоящих расходов соответствует положениям нормативных актов?
Данные аналитического и синтетического учета по счету 96 "Резервы предстоящих расходов" соответствуют данным главной книги и баланса?
Корреспонденция счетов по счету 96 "Резервы предстоящих расходов" составлена в соответствии с положениями нормативных актов?
Сверка данных аналитического учета резервов предстоящих расходов с оборотами и остатками синтетического учета
При проведении аудита необходимо сверить тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счету 96 синтетического учета резервов предстоящих расходов.
Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.
Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по счету 96 учета резервов предстоящих расходов.
Сверка данных бухгалтерского учета резервов предстоящих расходов с данными бухгалтерской отчетности
Аудиторская организация при проведении аудита должна получить достаточный объем аудиторских доказательств, чтобы убедиться, что:
Конечные сальдо по счету синтетического учета резервов предстоящих расходов (96) предыдущего отчетного периода соответствующим образом перенесены в начало проверяемого отчетного периода;
Соответствующие показатели бухгалтерской отчетности на начало и конец отчетного периода соответствуют учетным данным регистров синтетического и аналитического учета резервов предстоящих расходов;
Проверка правильности создания резервов предстоящих расходов.
При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке создания резервов предстоящих расходов.
сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов в затраты на производство и расходы на продажу, предназначен счет 96 "Резервы предстоящих расходов". В частности, на этом счете могут быть отражены суммы:
Предстоящей оплаты отпусков (включая платежи на социальное страхование и обеспечение) работникам организации;
На выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет;
Производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства;
На ремонт основных средств;
Предстоящих затрат на рекультивацию земель и осуществление иных природоохранных мероприятий;
На гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание.
Создавать резервы или нет организация решает сама. Решение о создании резервов и порядок резервирования средств должны быть предусмотрены в учетной политике.
Величину резервируемых на те или иные цели сумм организация рассчитывает самостоятельно.
Суммы резервов предстоящих расходов относятся на те счета бухгалтерского учета, на которых должны учитываться резервируемые затраты.
Согласно ст. 324 НК РФ При определении нормативов отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств налогоплательщик обязан определить предельную сумму отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств, исходя из периодичности осуществления ремонта объекта основных средств, частоты замены элементов основных средств (в частности, узлов, деталей, конструкций) и сметной стоимости указанного ремонта. При этом предельная сумма резерва предстоящих расходов на указанный ремонт не может превышать среднюю величину фактических расходов на ремонт, сложившуюся за последние три года. Если налогоплательщик осуществляет накопление средств для проведения особо сложных и дорогих видов капитального ремонта основных средств в течение более одного налогового периода, то предельный размер отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств может быть увеличен на сумму отчислений на финансирование указанного ремонта, приходящегося на соответствующий налоговый период в соответствии с графиком проведения указанных видов ремонта при условии, что в предыдущих налоговых периодах указанные либо аналогичные ремонты не осуществлялись.
Проверка правильности использования резервов предстоящих расходов
При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке использования резервов предстоящих расходов.
Если организация в течение года понесет расходы, под которые создавался тот или иной резерв, делаются записи в дебет счета 96:
Дебет 96 Кредит 23 (69, 70, 76, ...) - отражены фактические затраты, для которых ранее был образован резерв.
В случае, если сумма фактически осуществленных затрат на ремонт основных средств в отчетном (налоговом) периоде превышает сумму созданного резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств, остаток затрат для целей налогообложения включается в состав прочих расходов на дату окончания налогового периода.
Проверка правильности корректировки резерва
При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке корректировки резервов предстоящих расходов.
В конце года проводится инвентаризация резервов предстоящих расходов. При этом излишне начисленные суммы резерва сторнируются.
В некоторых случаях излишне зарезервированные суммы в конце года можно не сторнировать. Например, если:
Ремонтные работы рассчитаны на несколько лет;
Выплата вознаграждений за выслугу лет и вознаграждений по итогам работы за год производится в следующем году (например, в январе).
В этих случаях излишне начисленные суммы резервов сторнируются после окончания ремонта или после выплаты соответствующих вознаграждений.
Согласно ст. 324.1 НК ТРФ, расходы на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников. На конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию указанного резерва. Недоиспользованные на последнее число текущего налогового периода суммы указанного резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.
При недостаточности средств фактически начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний день налогового периода, налогоплательщик обязан по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был начислен, включить в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков и соответственно сумму единого социального налога, по которым ранее не создавался указанный резерв.
Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений единого социального налога.
Если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года, то сумма превышения подлежит включению в состав расходов на оплату труда. Если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, оказывается меньше фактического остатка неиспользованного резерва на конец года, то отрицательная разница подлежит включению в состав внереализационных доходов.
Если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка указанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, для целей налогообложения включается в состав внереализационных доходов текущего налогового периода.
По результатам аудита следует подготовить мнение аудитора по вопросам правильности создания и использования резервов предстоящих расходов.
ПОДРОБНЕЕ АУДИТ 96 резервов по сомнительным долгам.
Созданные резервы по сомнительным долгам (счет 63) проверяются аудитором на предмет:
Соблюдения порядка создания и пополнения резервов по сомнительным долгам и его соответствие учетной политике, присоединение сумм неиспользованных резервов к прибыли отчетного периода;
Правомерности отнесения задолженности в разряд сомнительной;
Правильности расчета сумм резервов по сомнительным долгам;
Ведение аналитического учета и его соответствие синтетическому учету.
Аудитор проверяет обоснованность отнесения дебиторской задолженности, которая не погашена в сроки, установленные договором и не обеспечена соответствующими гарантиями, к сомнительным долгам. Анализируются результаты проведения инвентаризации дебиторской задолженности.
ПОДРОБНЕЕ О СЧЕТАХ РЕЗЕРВОВ _ БУХ УЧЕТ
Счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» - о резервах под отклонения стоимости сырья, материалов, топлива, незавершенного производства, готовой продукции, товаров определившейся на счетах бухгалтерского учета, от рыночной стоимости
создаётся в объеме разницы между текущей рыночной стоимостью и фактической себестоимостью материально-производственных запасов, если последняя выше текущей рыночной стоимости. Случаи создания указанного резерва предусмотрен п. 25 ПБУ 5/01 «Учет МПЗ», и он касается морально устаревших материалов, материалов, полностью или частично утративших свое первоначальное качество, материалов, по которым текущая рыночная стоимость, стоимость продажи снизились.
Резерв создается за счет финансовых результатов. Сумму резерва определяют путем сопоставления фактической себестоимости с рыночной стоимостью по каждому номенклатурному номеру или по группам однородных материальных ценностей. Расчет текущей рыночной стоимости запасов производится специалистами организации на основе информации, доступной до даты подписания бухгалтерской отчетности.
В бухгалтерском балансе величина резерва под обесценение материальных ценностей уменьшает стоимость материально-производственных запасов.
Счет 59 «Резервы под обесценение финансовых вложений» образуется в объеме разницы между учетной и расчетной стоимостью некотируемых финансовых вложений, по которым произошло устойчивое существенное снижение их стоимости. Под обесценением финансовых вложений понимается устойчивое существенное снижение их стоимости ниже величины экономических выгод, которые организация рассчитывает получить в обычных условиях ее деятельности.
Устойчивым признается снижение стоимости финансовых вложений при одновременном выполнении следующих условий:
* на отчетную дату и на предыдущую отчетную дату стоимость вложений существенно выше их расчетной стоимости;
* в течение отчетного года расчетная стоимость финансовых вложений существенно изменялась исключительно в направлении уменьшения;
На отчетную дату отсутствуют свидетельства того, что в будущем возможно существенное повышение расчетной стоимости данных финансовых вложений.
Если эти условия выполнены, то необходимо создать резерв под Обесценение финансовых вложений. В случае создания резерва в прошлом периоде неизрасходованные суммы резерва относятся на финансовые результаты организации.
На момент формирования резерва анализируются все финансовые вложения, находящиеся в собственности организации, независимо от места их нахождения (в депозитарии, у залогодержателя, у доверительного управляющего). Если расчетная стоимость объекта вложений ниже учетной, то разница между этими величинами включается в сумму резерва.
Итоговая величина резерва определяется как сумма резервов, созданных под обесценение отдельных объектов финансовых вложений.
Образуется указанный резерв за счет финансовых результатов организации (в составе прочих расходов) в коммерческих организациях и за счет увеличения расходов - в некоммерческих.
В налоговом учете порядок создания резерва под обесценение вложений в ценные бумаги, прописанный в ст. 300 Н К РФ, совершенно иной.
Во-первых, резерв под обесценение вложений в ценные бумаги в налоговом учете вправе создавать только профессиональные участники рынка ценных бумаг, осуществляющие дилерскую деятельность.
Во-вторых, резерв под обесценение вложений в ценные бумаги в налоговом учете создается только по эмиссионным ценным бумагам, обращающимся на организованном рынке ценных бумаг.
В-третьих, резервы создаются в налоговом учете в отношении каждого выпуска ценных бумаг, удовлетворяющего указанным требованиям, независимо от изменения стоимости ценных бумаг других выпусков.
Выполняя задачу сближения бухгалтерского и налогового учета, организациям по ценным бумагам, не имеющим текущую рыночную стоимость, устойчивое снижение стоимости лучше не определять и резерв под обесценение финансовых вложений не создавать.
Сумма резервов под обесценение ценных бумаг налогооблагаемую прибыль не уменьшает.
Счет 63 «Резервы по сомнительным долгам» создается по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги на основе проведения инвентаризации дебиторской задолженности организации с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации. При этом сомнительным долгом признается такая дебиторская задолженность, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Сомнительным долгом признается не любая не погашенная в срок и необеспеченная задолженность, а только задолженность, возникшая в связи с реализацией товаров, выполняемых работу оказываемых услуг. Периодичность инвентаризации дебиторской задолженности и порядок создания резерва по сомнительным долгам должны быть утверждены в учетной политике.
Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.
Данный резерв может создаваться и пополняться в течение года, причем столько раз, сколько предусмотрено в учетной политике инвентаризаций дебиторской задолженности организации. На сумму создаваемых резервов сомнительных долгов дебетуют счет 91 «Прочие доходы и расходы» и кредитуют счет 63 «Резервы по сомнительным долгам». Аналитический учет ведется по каждому сомнительному долгу, на который создан резерв.
Согласно нормам бухгалтерского учета организация имеет право формировать резерв по каждому сомнительному долгу в полном объеме. Формирование резерва, а также списание задолженности на убытки сверх сумм созданного резерва являются прочими расходами.
Сумма резерва по сомнительным долгам определяется в налоговом учете следующим образом:
По сомнительной задолженности со сроком возникновения свыше 90 дней - в сумму создаваемого резерва включается полная сумма выявленной на основании инвентаризации задолженности;
По сомнительной задолженности со сроком возникновения от 45 до 90 дней (включительно) - в сумму резерва включается 50% от суммы выявленной на основании инвентаризации задолженности;
По сомнительной задолженности со сроком возникновения до 45 дней - сумма создаваемого резерва не увеличивается.
Суммы отчислений в создаваемые резервы включаются в состав внереализационных расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль. Однако это правило действительно только для организаций, применяющих метод начисления. При этом сумма создаваемого резерва по сомнительным долгам не может превышать 10% выручки отчетного (налогового) периода.
Использовать резерв сомнительных долгов можно только для того, чтобы погасить задолженность, по которой истек срок исковой давности, а также другие долги, нереальные для взыскания.
Сумма резерва, не полностью использованная в отчетном (налоговом) периоде, может быть перенесена на следующие отчетные (налоговые) периоды, но в последующих периодах резерв должен быть скорректирован относительно остатка резерва.
Счет 96 «Резервы предстоящих расходов» Он предназначен для обобщения информации о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов в затраты на производство и расходы на продажу. В частности, на этом счете могут быть отражены суммы: предстоящей оплаты отпусков (включая платежи на социальное страхование и обеспечение) работникам организации; на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; на ремонт основных средств; на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание.
создаются в целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства и обращения. По своей экономической сущности эти резервы можно отнести к собственному капиталу организации. Целями создания резервов предстоящих расходов являются: а) накопление источников финансирования крупных затрат, носящих периодический характер; б) равномерное включение расходов в себестоимость или издержки обращения во времени (их распределение); в) выравнивание промежуточных финансовых результатов.
Система нормативного регулирования определяет строго целевое назначение резервов предстоящих расходов.
Организация может создавать следующие виды резервов:
На предстоящую оплату отпусков работникам;
Выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет;
Выплату вознаграждений по итогам работы за год;
Ремонт основных средств;
Гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание и на другие цели.
Организация решает самостоятельно, какие резервы ей создавать, и закрепляет это положение в учетной политике.
В сложные для бизнеса времена все больше руководителей готовы критично взглянуть на состояние своих предприятий, и понимают, что без серьезной реорганизации деятельности компаний перспектива дальнейшего существования скрыта пеленой неопределенности. Однако, по статистике, большинство топ-менеджеров ограничиваются стандартным набором антикризисного сокращения издержек: сокращение персонала, сокращение зарплаты, передача части функций на аутсорсинг. Гораздо реже встречается тип руководителя, который в кризисной ситуации пытается отыскать источники потерь, мобилизовать внутренние возможности для повышения эффективности бизнеса и конкурентоспособности предприятия. Данная статья адресована тем, кто найдет в себе силы встать на путь повышения эффективности процессов компании, а не тем, кто предпочтет издать приказ о 15%-ном сокращении численности персонала, о 20%-ном сокращении окладов оставшихся работников. Тем, кто знает, что создание эффективной работы компании – это долгий и кропотливый труд, который, к сожалению, или к счастью, никогда не может быть завершен.
Путь, который руководителю предприятия приходится проходить, решая задачу повышения эффективности, выглядит несложным: формализация перечня проблем, выделение приоритетной проблемы (проблем), выбор способа решения проблемы, формализация способа решения проблемы, решение проблемы, контроль достижения поставленной цели. Каждый шаг на этом пути, несмотря на кажущуюся простоту, чреват множеством ошибок, вследствие чего большинство руководителей, получив негативный опыт и отчаявшись что-либо изменить, мирятся с работой своего предприятия в привычном, но слабо эффективном режиме. Из настоящей статьи Вы узнаете о возможности запустить цикл необходимых изменений с помощью компании «Алтек» - лидера в сфере развития и автоматизации оконных компаний. Вы познакомитесь с практикой проведения аудита эффективности, одной из услуг, направленной на повышение эффективности оконного предприятия и сможете примерить «рубашку» аудита на свою компанию.
Аудит эффективности - комплекс услуг по оценке и проверке эффективности деятельности компании, проводимый независимым (не вовлеченным во внутренние процессы) аудитором по поручению и в интересах собственников предприятия. Основной целью аудита является формальное описание бизнес-функций внутренних подразделений компании, фиксация потоков входящей и исходящей информации, определение порядка работы в процессе выполнения бизнес-функций, формализация и классификация потерь, связанных с текущим методом исполнения подразделением своих обязанностей. Фактически, результат аудита – это диагноз недуга, поразившего ваше предприятие. Привлечение внешнего опытного аудитора имеет несомненное преимущество по сравнению с попытками самодиагностики состояния предприятия за счет следующих факторов:
<Аудит эффективности предприятия, как диагностика автомобиля на станции технического обслуживания, не может проходить удаленно. Время работы специалиста на предприятии зависит от размера оконной компании и исследуемых подразделений и составляет, как правило, 5 – 7 рабочих дней. В начале аудита проводится организационная встреча с руководством компании, где происходит знакомство с порядком проведения аудита эффективности и согласовывается график рабочих встреч в подразделениях. Во время проведения аудита встречи проходят очень плотно, и чтобы процесс не затянулся очень важно выдерживать предложенный и согласованный график встреч.
Аудит эффективности оконного предприятия проводится параллельно по двум направлениям:
1. Полевое исследование состояния бизнес-процессов предприятия.
Полевое исследование проводится в течение 5-7 дней одним из ведущих специалистов ООО «Алтек» с выездом на исследуемое предприятие. В рамках полевого исследования предпринимаются следующие действия:
2. На основе собранной информации, после отъезда специалиста с исследуемого предприятия, бизнес-аналитики выявляют потери, возникающие в исследованных подразделениях, при выполнении ежедневных бизнес-функций. Выявленные потери формализуются и классифицируются по типу. Чтобы шире раскрыть проблематику для каждой потери описываются возможные следствия сохранения текущего режима выполнения бизнес-функции.
Отчет - заключение по проведенному аудиту эффективности - настоящий Клондайк для руководителя компании. В коротком отчете (40-60 страниц) топ-менеджер найдет информацию о проблемных зонах своего предприятия, путях возможного развития предприятия, обоснование необходимых изменений для работников компании, финансово-экономическую основу для расчета эффективности инвестиций в развитие бизнеса для собственников.
По результатам аудита выдается заключение, содержащее:
1. Описание формализованных бизнес-функций по подразделениям с фиксацией входящей и исходящей информации и методов ее обработки. Описание текущего состояния основных бизнес-процессов.
2. Описание потерь, возникающих при выполнении бизнес-функций и следствий этих потерь для предприятия.
3. Формализация стратегических несоответствий в политике предприятия.
4. Сравнительная оценка операционных показателей. Выявление сильных и слабых сторон в деятельности предприятия.
5. Экономическая оценка перспективности вложений в мероприятия по повышению эффективности деятельности предприятия в годовом эквиваленте.
Основными заказчиками услуги аудита эффективности являются владельцы и топ-менеджеры средних и крупных оконных предприятий. К главным побудительным мотивам проведения аудита эффективности можно отнести:
Для владельцев предприятий оконного бизнеса:
Для топ – менеджеров оконных предприятий:
Об аудиторах
Несомненно, что ключевая роль в процессе проведения аудита принадлежит аудитору. Ведь именно аудитор должен:
Сегодня каждый здравомыслящий руководитель желает знать: насколько эффективно подчиненные ему сотрудники используют свое рабочее время. И в этом есть свой резон, ведь «время - деньги» как заметил еще Бенджамен Франклин.
Однако на практике любой аудит рабочего времени неизбежно сопряжен с затратами нервов, того же времени и соответственно средств. Возникает вопрос: как поступать, чтобы минимизировать их? Рекомендуем применять метод моментных наблюдений.
Метод моментных наблюдений (ММН) - это способ, позволяющий изучать затраты рабочего времени, а также определять фактическую загрузку работников и степень использования оборудования на предприятии.
Суть метода заключается в проведении в случайно выбранные моменты времени непродолжительных и нерегулярных наблюдений и установлении на основании полученной информации удельного веса и абсолютных значений затрат и потерь рабочего времени. Базируется данный метод на законе больших чисел, согласно которому средние результаты при большом количестве независимых наблюдений относительно устойчивы и мало зависят от результатов отдельных наблюдений.
Как и любой другой метод ММН имеет свои достоинства и свои недостатки.
Достоинства ММН:
Недостатки ММН:
Ст. 21 ТК РФ:
Работник имеет право на полную информацию об условиях и охране труда на рабочем месте.
Ч. 1 ст. 23 Конституции РФ:
Каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.
Ч. 1 ст. 24 Конституции РФ:
Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.
Даже беглый взгляд позволяет легко убедиться в том, что достоинства рассматриваемого метода явно превалируют над его недостатками. Более того на текущий момент ММН - это единственный метод с помощью которого можно осуществлять скрытые наблюдения за деятельностью сотрудников, не применяя специальных технических средств (видеокамер, специализированных компьютерных программ и пр.) , что определенно облегчает участь работодателя. Ведь в подобном случае он освобождается от необходимости соблюдения ряда обязательных с точки зрения действующего законодательства (ст. 21 ТК РФ, ч. 1. ст. 23, ч. 1 ст. 24 Конституции РФ и др.) условий. Например, таких как дополнение документов, регламентирующих трудовую деятельность в организации (Трудовой договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор) , соответствующей информацией о наличии систем слежения с обоснованием производственной необходимости их установки; размещение в помещениях с установленным видеооборудованием специальных извещающих табличек и т.п.
Метод наиболее эффективен при решении следующих задач:
Решающее значение при проведении моментных наблюдений имеет объем производимых наблюдений. Он должен быть достаточным, чтобы обеспечить достоверность и репрезентативность получаемых результатов. Устанавливается этот объем с учетом правил статистики по следующей формуле:
где
M
K
- ориентировочный коэффициент полезного использования рабочего времени;
(1-K)
- удельный вес перерывов/простоев;
p
- допустимая величина ошибки результатов наблюдения, %;
t
- коэффициент доверительной вероятности (коэффициент доверия)
.
Величина коэффициента K определяется на основании ранее проведенных исследований. Если исследования не проводились и соответственно достоверных данных о величине этого коэффициента нет, то он берется ориентировочно или принимается равным 0,5, поскольку именно этой величине соответствует максимум дисперсии доли, от которой зависит ошибка выборки:
Величина p обычно находится в пределах от 3 до 10%. Коэффициент доверительной вероятности t для стабильного производственного процесса (при частой повторяемости элементов затрат рабочего времени) принимается равным 1,4 (соответствующая ему доверительная вероятность - 0,84) . Для нестабильного производственного процесса (единичное и мелкосерийное производство) t=1,7 (соответствующая ему доверительная вероятность - 0,92) . Вообще в практике исследований рабочего времени вероятность возникновения того или иного события принято ограничивать в пределах от 0,84 до 0,95. Это означает, что в 84-95 случаях из 100 ошибка не выйдет за пределы допустимой.
Реализация метода:
На практике метод осуществляется в 4 этапа:
В рамках первого этапа формулируется цель и осуществляется выбор объектов наблюдения; определяются необходимый объем наблюдений (1) , количество обходов (2), продолжительность одного обхода (3) ; разрабатываются маршрут наблюдения, график обходов и лист наблюдений (Рис. 1) .
При этом расчет количества обходов производится по следующей формуле:
где
M
- необходимый объем наблюдений;
N
- число исполнителей работ/единиц оборудования, которое планируется обследовать.
Продолжительность одного обхода может определяться путем непосредственных замеров или рассчитываться по формуле:
где
L обх.
- длина маршрута обхода рабочих мест, м;
0,6
- средняя длина одного шага, м;
0,015
- норматив времени на 1 м, мин.
Маршрут наблюдения устанавливается таким образом, чтобы было возможно попеременно видеть всех исполнителей работ/все единицы оборудования. Оптимально, если он будет коротким и не содержащим холостых переходов.
Что касается графика обходов рабочих мест, то составлять его не обязательно. Главное - обеспечить наблюдениям случайный и одинаково возможный характер. Ведь моментное наблюдение, по сути, выборочное обследование, аналогичное случайной выборке.
Т.е. наблюдения можно осуществлять лишь тогда, когда для этого есть возможность и время.
В рамках второго этапа наблюдатель последовательно (т.е. согласно установленному маршруту) осуществляет обход соответствующей производственной/офисной территории. Поравнявшись с тем или иным объектом наблюдения, он мысленно отмечает, что происходит на объекте в момент его посещения (какой вид деятельности) . При этом письменно зафиксировать «увиденное» (условным шифром в специальном бланке) он может, как непосредственно находясь рядом с объектом, так и позднее, покинув поле зрения работников, тем самым обеспечив скрытый характер исследованию. Наблюдения проводятся до тех пор, пока не достигнут установленного объема (M) .
Важное замечание: в практике моментных наблюдений довольно распространенной является следующая ситуация: наблюдатель, подходя к объекту, замечает, что у него/на нем закончился один и начался другой вид деятельности. В этом случае в листе наблюдений фиксируют первый вид деятельности.
В рамках третьего этапа по каждому наблюдаемому виду деятельности подсчитывается количество зафиксированных моментов. Далее определяются общая сумма моментов наблюдений по всем видам деятельности и удельный вес (процентное выражение) каждого вида деятельности. На основании данных об удельном весе и общем времени проведения наблюдений производится расчет абсолютных величин затрат и потерь рабочего времени (в мин.) . Осуществляется анализ полученных результатов.
В рамках четвертого этапа по итогам проведенного анализа производится разработка соответствующих организационно-технических мероприятий/рекомендаций.
Рисунок 3.
Метод был довольно успешно использован на предприятии, основной сферой деятельности которого является оказание IT-услуг и услуг связи. В обиходе он получил название «Засланный казачок».
Предыстория такова: в управлении по экономике и финансам данного предприятия в связи с увольнением начальника расчетно-тарифного отдела образовалась вакансия. Ее не могли закрыть в течение более чем полугода. В этот период работу отдела одновременно курировали руководитель управления и заместитель генерального директора по экономике и финансам.
Что интересно, если на первых порах специалисты отдела продолжали эффективно выполнять свои функции, то спустя два месяца (с момента образования вакансии) от руководителей смежных подразделений начали поступать жалобы на работу отдела (в частности на увеличение сроков расчета смет, согласования договоров и сметной документации) . При этом специалисты, парируя эти обвинения, ссылались на резко возросший объем работ, что косвенно подтверждалось данными системы учета рабочего времени: они приходили на работу за час, полтора до начала рабочего дня и/или уходили спустя час, полтора после его окончания.
Для разрешения сложившейся ситуации в расчетно-тарифный отдел временно был переведен один из стажеров управления по работе с персоналом. Перед ним кулуарно была поставлена задача - наряду с выполнением вспомогательных работ провести в отделе скрытое наблюдение по ММН. Это был своеобразный эксперимент, материалы и результаты которого легли в основу отчета (стажера) о производственной практике.
Общая продолжительность работы составила 23 рабочих дня , из которых 5 дней было затрачено на ознакомление со спецификой деятельности отдела, функциями сотрудников, вхождение в коллектив и на подготовку к наблюдению, 15 дней заняло непосредственно наблюдение, а оставшиеся 3 дня ушли на обработку и анализ полученных результатов.
Необходимый объем наблюдений был рассчитан по формуле (1) :
Количество обходов по формуле (2) :(в отделе 4 сотрудника).
Наблюдения проводились в соответствии с графиком , представленным ниже:
Таблица № 1. График наблюдений
Основным ориентиром при составлении этого графика являлся режим работы стажера - неполная рабочая неделя.
Время начала каждого конкретного обхода (в тот или иной день наблюдения) было установлено с помощью ППП (пакета прикладных программ) MS Excel. Для этого была использована функция СЛУЧМЕЖДУ(нижняя_граница;верхняя_граница).
Таблица № 2. Генерация случайных чисел
Соответственно 1-й обход должен был произойти в 09:07, 2-й обход в 09:32, 3-й обход в 11:24 и т.д.
Маршрут обходов не разрабатывался, так как все рабочие места находились в пределах постоянной видимости стажера (наблюдения осуществлялись в помещении общей площадью 20 м2) . Большую часть наблюдений стажер произвел, что называется, не сходя со своего рабочего места.
Виды деятельности, подлежащие регистрации, были определены на основании наблюдений за сотрудниками, сделанных в течение 5-ти первых дней работы стажера в отделе. По результатам этих наблюдений была составлена таблица № 3. Она оказалась весьма полезной: к ней было удобно обращаться, чтобы уточнить корректность отнесения фиксируемого момента к тому или иному виду деятельности. Кроме того, с учетом данных этой таблицы была заполнена лицевая сторона листа наблюдений (блок «Вид деятельности") (Рис. 2) .
Таблица № 3. Состав видов деятельности
Всего было заполнено 15 листов наблюдений. На рис. 2 в качества примера представлен заполненный лист наблюдений № 1:
Рисунок 2.
Заполнение листов наблюдений производилось непосредственно в ППП MS Excel, что значительно сократило время их обработки, а также обеспечило закрытость проводимого исследования.
Процесс обработки заключался в подсчете количества зафиксированных моментов по каждому виду деятельности в разрезе конкретного сотрудника и отдела в целом, а также в определении общей суммы моментов наблюдений по всем видам деятельности и установлении удельного веса каждого вида деятельности. При этом сначала подсчет количества зафиксированных моментов производился отдельно по каждому листу наблюдений (заполнялась таблица № 4) , затем путем суммирования полученных результатов, формировались итоговые значения за весь период наблюдения (таблица № 5) .
Вот так постепенно вырисовывалась картина фактических затрат рабочего времени сотрудников отдела.
Таблица № 4. Число зафиксированных моментов наблюдений
Таблица № 5. Итоги наблюдения
По итогам наблюдений было установлено, что (в среднем)
рабочее время сотрудников отдела распределяется следующим образом: 6% занимает обслуживание рабочего места, 4% - подготовительно-заключительная деятельность, 39% - основная деятельность, 12% - вспомогательная деятельность, 22% - потери рабочего времени, 5% - отдых и личные надобности. В результате загрузка одного сотрудника (в среднем)
составляет 55%.
Потери рабочего времени сотрудников отдела варьируются от 15% до 32%. Самый высокий процент потерь был выявлен у специалиста (без категории) - 32%. Далее следуют специалист 2-й категории - 25%, специалист 1-й категории - 18%, ведущий специалист - 15%.
Наибольшей в структуре потерь рабочего времени является доля потерь, связанных с нарушением трудовой дисциплины (18%) . Печальными лидерами среди сотрудников по уровню этих потерь являются специалист (без категории) (31%) и специалист 2-й категории (21%) .
Рисунок 4.
В целом, исходя из результатов наблюдений, резервы рабочего времени за счет сокращения потерь, связанных с нарушением трудовой дисциплины и потерь, обусловленных организационно-техническими причинами, в среднем составляют 22%.
Однако существуют и скрытые резервы (Рис. 5)
. Это резервы рабочего времени за счет сокращения непредвиденных работ. В среднем по отделу они составляют 11%.
Вывод: Анализ результатов наблюдений показал, что основной причиной неэффективной работы отдела является нерациональное использование сотрудниками своего рабочего времени.
Управленческие решения, принятые по итогам работы:
Введена система планирования и отчетности для сотрудников отдела. В соответствии с ней каждый сотрудник в конце рабочей недели (пятница до 12:00) должен представлять руководителю управления или его заместителю отчет о выполненных работах, а также план работ на следующую неделю.
Часть поручений руководства управления , которые ранее поступали в отдел через ведущего специалиста, стали поступать в отдел через специалиста (без категории) и специалиста 2-й категории. Они же стали представлять руководству и отчет об их выполнении.
В целях сокращения объема непредвиденных работ расчет и корректировка смет к договорам стали производиться специалистами отдела исключительно на основании служебных записок от подразделений , а не в авральном порядке.
Таблица № 6. План работ на неделю
Таблица № 7. Отчет о выполнении плана работ
ММН - это эффективный и довольно простой в применении способ выявления резервов рабочего времени сотрудников/оборудования. Его главные преимущества состоят в том, что он не требует от наблюдателя ни специальной подготовки, ни больших затрат времени и средств на свою реализацию. Поэтому, любой руководитель (компании, структурного подразделения, магазина, склада и т.п.) может без особого труда использовать его в своей управленческой практике.
Приложения к статье:
Значения коэффициента доверия для различных доверительных вероятностей
.png)
