Не так давно мне понадобилось организовать максимально простую CRM для маленького офиса. Основная проблема заключалась в том, что данные клиентов хранились абсолютно хаотично, не было понятно кто кому когда звонил, о чем договорились с клиентом и на какой стадии находится клиентский заказ.
Да, на сегодняшний день, количество CRM-систем на рынке очень велико. Есть варианты и как отдельное приложение, так и как онлайн-сервис с облачной синхронизацией. Если предметно задаться целью, то можно найти систему практически под любой запрос и кошелек. Но для моей задачи функционал большинства CRM был либо избыточен, либо слишком дорогим. Плюс, мне требовалось максимально простое для внедрения решения, которое не потребует отдельного обучения или дополнительной настройки.
Необходимо было получить:
Ни АТС, ни IP телефония в офисе не использовались, поскольку в них не было особой необходимости.
Рабочий процесс выглядел так — клиенты были разрозненно записаны в память телефонов под разными именами, с какими-то пометками и прочим. В каких-то телефонах записи были, в каких-то не было. Кроме того, существовал Excel-файл, лежащий на сетевой шаре с общим доступом.
При звонке клиента, сотрудник уточнял ФИО звонящего, с помощью встроенного поиска Excel проверял есть ли такой клиент в базе и по результатам разговора записывал в этот же файл итоги.
Мягко говоря, процесс был оптимизирован очень слабо, а данные хотя и были систематизированы в Excel, пользоваться ими было крайне неудобно. Кроме того, если сотрудник выходил из офиса, то он лишался доступа к файлу.
Поскольку краеугольным камнем задачи был вывод данных клиентов при входящих звонках, сразу стало понятно, что искать решение нужно в области Google -> Android. И такое решение нашлось почти сразу — им стали бесплатные Google Contacts.
Почти все знают, что Google позволяет синхронизировать контакты с вашим аккаунтом Google, но не все знают, что их можно редактировать не только из телефона. Для получения доступа к веб-интерфейсу Google Contacts нужно зайти в Gmail и в выпадающем меню выбрать «Контакты».
Кроме того, количество полей, предоставляемых Google Contacts намного больше, чем стандартные ФИО-номер телефона. Самое важное для меня было то, что Google Contacts позволяют создавать для каждой записи отдельный блок заметок.
Таким образом:
Profit! Вся ранее накопленная клиентская база помещена в аккаунт Google, синхронизировалась на всех смартфонах и для каждого клиента получилась вот такая карточка:
Фотография добавляется либо вручную, либо подтягивается из Google+, вместе с указанными самим пользователем данными.
Учитывая ограничение по объему выводимых при входящем/исходящем звонке данных, чтобы не создавать лишних записей, после завершения сделки, записи о шагах удалялись. Оставляли только результат с ключевыми параметрами:
Казалось бы — вот оно счастье, бери, забивай базу контактов и пользуйся. Но известно, что к каждой бочке меда, обязательно всегда прилагается своя ложка дёгтя. В данном случае она выглядела так — задача №6 требовала выводить данные клиентов и заметки к ним при входящем и исходящем звонках. При всей мощи и действительно удобстве Google Contacts, Google не преминул подложить свинью — на стандартном экране звонилки Android-смартфонов выводились исключительно поля Имя, Фамилия и номер звонящего. Никаких настроек, позволявших бы вывести другие дополнительные поля, присутствовавшие для контакта, не было.
Однако учитывая тот факт, что смартфоны работали под управлением Android, задача казалась не столь уж нерешаемой. В результате поисков, было найдено приложение « «, которое и позволяло выводить все нужные данные на экран стандартной Android-звонилки при входящем или исходящем звонках.
Приложение умеет:
Отмечу сразу, что приложение платное, но цена в $3 явно не может стать преградой. Приложение было куплено, установлено на все смартоны, с ранее подключенным общим аккаунтом Google, в котором хранятся все данные.
Вот так выглядит выглядит выводимая при звонке карточка клиента. Настроить ее можно по своему вкусу.
После всех манипуляций, рабочий процесс стал выглядеть так:
Для существующего клиента:
Для нового клиента:
Новая логика внедрена и успешно работает уже несколько месяцев. Хаоса в рабочих процессах стало в разы меньше, карточки клиентов и работа по ним хранится упорядочено. Конверсия телефонных звонков выросла на 23%. Правильная группировка клиентов позволила:
CRM система (от англ. Customer Relationship Management) - это система управления взаимоотношений с клиентами, такие системы помогают вести учёт клиентов, фиксировать моменты коммуникаций с ними, что помогает поддерживать диалог с клиентом и плавно подводить его к очередной покупке вашей услуги. Когда количество клиентов велико, индивидуального подход к каждому вашему клиенту становится невозможным без автоматизации процесса.
Срок разработки от 2 недель.
В CRM системе вы храните не только персональную информацию о клиентах, но и историю их заказов, предпочтения, историю их общения с вашими менеджерами. CRM системы позволяют быстро создавать адресные рассылки, используя предпочтения заказчиков, создавать красивые коммерческие предложения, формировать счета на оплату и пр.
Мы создаём CRM на базе веб-интерфейса. Ваша CRM - это адрес в Интернете, на который вы можете зайти с любого места, внести или получить актуальную информацию о клиенте.
Ваша CRM станет дополнительным инструментом для повышения продаж. Вы сможете связать товарные позиции на сайте с клиентами из базы. Например, отмечать, каким продуктом интересуется тот или иной клиент. Все клиенты распределены между менеджерами, которые их ведут, но, в зависимости от уровня доступа и прав, можно «подсматривать» чужих клиентов или править по ним информацию.
Наши CRM созданы по индивидуальному заказу и обладают тем функционалом, который действительно нужен. Есть множество решений с огромными возможностями, но, как правило, 90% опций для вас будет избыточно, а 10% нужных функций будут отсутствовать. Если ваш сайт находится у нас на обслуживании, то в CRM можно сделать интеграцию с вашей товарной базой и формировать коммерческие предложения, используя карточки товаров.
Интерфейс нашей CRM - строгий и практичный, напоминает популярную программу ведения учёта 1С. Перетаскивание окон, сохранение форм, типовые элементы управления реализованы с использованием фреймворка jQuery UI, который в последнее время стал промышленным стандартом. Интерфейс системы привычный и не требует изучения.
Рано или поздно любой бизнес сталкивается с вопросом внедрения CRM. Сегодня на рынке есть множество решений под разные нишевые задачи. При системы предприниматели часто решают, что под их бизнес нет готового решения и нужна разработка CRM системы.
На мой взгляд, это одна из самых больших ошибок, которую можно сделать. Однако, по каким-то причинам, мысль о своей CRM посещает практически всех предпринимателей. Я видел много успешных компаний с простейшим бизнес-процессом, но они почему-то решали, что разработка CRM системы — это то, что им нужно.
Все начинается с того, что на осознанном уровне появляется потребность в автоматизации бизнес-процессов и продаж. 10 лет назад на рынке СНГ не было CRM систем для среднего и малого бизнеса, и большинству компаний приходилось делать самописные системы. IT-отрасли практически не было, и технический отдел средней по величине компании был на много мощнее, чем в современных стартапах. Таким образом, компании ввязывались в разработку своей системы, и она пускала глубокие корни во все процессы компании.
В итоге, на дворе 2008-2012. Начало рассвета IT-индустрии в СНГ. Как грибы появляются стартапы, которые разрабатывают CRM системы, сервисы для рассылок и подобные софты для автоматизации бизнеса.
В компаниях, где делали самописные системы процесс уже шел, но, так как основной профиль этих компаний не CRM системы и даже не IT-продукт, они стали буксовать в разработке своих собственных систем. В итоге, по функционалу они начали сильно уступать профильно-заточенным стартапам.
Время идет, а наши герои все больше вязнут в собственных процессах. Их самописная система не позволяет им расправить плечи и идти вперед: постоянно приходится подгонять свой функционал под современный, который давным давно появился в модных стартапах. Хотя нет, это уже не стартапы, а уверенные IT-компании с хорошими инвестициями.
В итоге, получается, что самописная система жрет много времени и, главное, колоссальных ресурсов программистов.
Если бы разработка CRM, которой они занимались, была действительно уникальной, то черт с ними, но нет — они заново изобретают велосипед, который давным давно можно купить за 10$ в месяц.
И самое страшное в этой ситуации то, что руководителям компаний морально очень тяжело отказаться от этой системы, так как на нее были потрачены деньги. Похожую историю вы можете услышать от сотрудников компании NetPeak в этом видео.
Представляете ли вы, как топ-менеджер подходит к боссу и говорит: “Вячеслав Григорьевич, тут система новая вышла, очень крутая, и она может полностью заменить нашу. В итоге то, что весь наш IT отдел делал 10 лет можно выкинуть и удалить с сервера. Как вам такая идея, а?”. В такой ситуации Вячеслав Григорьевич задаст резонный вопрос: “Петя, е@# твою мать, а почему ты раньше этого не сказал? Почему мы потратили
100 000$ на разработку своей системы?”.
Дальше начинается “А-та-та-менеджмент” и топ-менеджер вылетает с работы. Я конечно утрирую, но суть, я надеюсь, вы уловили.
Точно такая же ситуация и с руководителями. Они не могут признаться сами себе в том, что спустили деньги на ветер. В глубине души каждый владелец самописной системы в голове держит идею, что когда-то он будет продавать эту систему другим предпринимателям. Но этого не случится никогда, и эта система будет все больше и больше жрать денег предпринимателей.
Это я рассказал про компании, которые столкнулись с потребностью в автоматизации в 2000-х годах и, на самом деле, они не виноваты. В то время действительно не было CRM систем, и все автоматизировали бизнес как могли.
Но есть еще другая история, про молодые компании. Они страдают от своего незнания, а не от отсутствия продукта на рынке. Я неоднократно наблюдал следующий сценарий.
У компании появляется потребность в автоматизации, и руководство начинает поиск CRM системы. Начинают гуглить и сравнивать. Натыкаются на AmoCRM, Bitrix24, Мегаплан и другие. Регистрируются в ней. Смотрят интерфейс и не понимают как ее использовать. Пытаются внедрить, но ничего не получается.
В итоге, они начинают искать систему под свой “уникальный бизнес” по продаже строительных материалов и, естественно, ничего не находят. Руководители таких компаний не знают, что CRM систему можно настраивать под себя. В итоге, они приходят к выводу, что какие-то странные эти системы, программисты идиоты, ничего не понимают в продажах. А мы — самые умные: мы возьмем и напишем свою собственную CRM систему.
Как правило, у таких людей совсем нет опыта IT-разработки. Они берут друга-программиста и говорят: “Вася, смотри: тут нужно вот такую фишку сделать, это же не сложно, правда? Типа, как в Amocrm и Bitrix24, только чуть-чуть по другому. Сделаешь?”. Естественно, фрилансер Вася говорит, что все сделает. Только дурак откажется от возможности сделать уникальную в своем роде CRM систему. А еще ему сказали, что будут продавать CRM другим фирмам в этой отрасли, а Васю сделают управляющим партнером будущей IT-компании, которая выйдет на IPO и порвет рынок.
Как вы уже догадались, этого не произойдет никогда, и неадекватный предприниматель, и неадекватный Вася будут пилить свою систему вечно. Разработка CRM будет тянуться годами и только отнимать время и деньги.
“А еще я неоднократно слышал, что пользоваться готовыми CRM системами это дорого и лучше пользоваться своими разработками”, — ребята, вы серьезно? Что за бред ? Если вы посчитаете, то поймете что за 2-3 года разработки вы заплатили программистам огромные деньги. А на CRM в потратите 1000$ в год. Нужно понимать, что в хороших CRM системах работает огромный отдел разработки, и, по сути, эти люди работают на ваш бизнес.
В первую очередь, это SaaS компании и компании-гиганты. У такого типа бизнеса есть свои внутренние уникальные бизнес-процессы, под которые обычные CRM системы не заточены. Также у этих компаний есть опыт разработки IT-продуктов и есть трудовые ресурсы внутри компании, которые могут написать свою CRM.
Всем остальным необходимо искать решения на рынке и подстраивать их под себя. Поверьте, вам кажется, что у вас уникальный бизнес с уникальными бизнес-процессами. Это не так. 99.9% всех бизнесов в СНГ — шаблонные, с понятной бизнес-моделью, и существует много софтов, которые сделаны конкретно под вашу нишу. Вам нужно их поискать, особенно на англоязычном рынке. Там уже давным давно все придумали.
А вас посещали мысли о создании своей CRM системы? Делитесь своими бизнес-историями о том, как вы нашли выход из ситуации и на коком софте остановились.
Руслан Раянов
Как создать собственную CRM
Руководство по созданию CRM для вашего бизнеса
www.web-automation.ru 2015
Введение
Итак, вы наконец решили внедрить в своей организации CRM. В этом небольшом руководстве Вы найдете методику создания собственной CRM, адаптированной под ваш бизнес.
Тем, кто будет использовать готовую CRM, данное руководство поможет лучше понять собственные потребности в плане организации бизнес-процессов вашей компании (продажи, контрагенты, финансы, проекты и т.д.).
Давайте начинать, и в первой главе мы рассмотрим, что такое CRM и зачем она нужна.
Глава 1. Что такое CRM и зачем она нужна.
Если кратко, то CRM – это программа, предназначенная для учета, обработки и хранения информации о взаимоотношениях с вашими клиентами. Мы это понятие слегка расширим и будем считать, что это программа, позволяющая упростить управление вашими бизнес-процессами.
Допустим, вы продаете некоторые продукты. Сразу можно выделить процессы, которые возможно автоматизировать с помощью CRM:
– учет Поставщиков;
– закупка у Поставщиков;
– продажи;
– база Клиентов;
– база Сотрудников;
– отделы;
– финансовые транзакции (счета);
– система мотивации;
– каналы сбыта.
В итоге CRM позволяет добиться следующих целей:
➢ уменьшение издержек. Автоматизация сложных вычислений и других операций. Уменьшение лишней коммуникации между сотрудниками и формализация бизнес-процессов.
➢ ускорение бизнес-процессов. Уведомления (почта, СМС), исключение ненужных рутинных задач из бизнес-процесса и упрощение операций обработки данных (например, поиск по базе клиентов).
➢ улучшение качества продукции. В основном за счет ведения метрик (рассмотрим далее).
➢ повышение прозрачности бизнеса. Данные по работе всех сотрудников заносятся в систему. Есть возможность делать на основании этих данных отчеты руководству для понимания ситуации на местах.
➢ управление на основе KPI. Для каждого процесса можно выделить показатели эффективности (метрики) и начать их отслеживать с помощью CRM (через панель метрик в личном кабинете руководителя). Внедрили инновацию – оцениваете изменение метрик.
➢ стандартизация бизнес-процессов. Все сотрудники работают по определенной схеме, которая заложена в CRM. Плюс работают правила отфильтровки неверных данных, что способствует унификации данных.
Теперь давайте определимся с выбором вашей CRM.
Возможны три варианта:
Использовать готовую CRM общего назначения.
Использовать готовое CRM – решение для вашей отрасли.
Создать собственную CRM.
Если ваши бизнес-процессы не имеют уникальных особенностей и довольно типичны, то лучшим для вас вариантом будет установка CRM общего назначения. Ищите готовую CRM – она стоит относительно недорого (в некоторых случаях даже бесплатна) и имеет довольно внушительное количество функций. Однако вам нужно будет подстроиться под систему и использовать ее как есть. Поэтому при установке такой CRM лучше заранее представить свои будущие потребности в автоматизации и понять, сможет ли система позволить покрыть эти потребности.
Хорошо, если для вашей отрасли есть готовая CRM, учитывающая особенности этой отрасли. По большому счету, вы можете подстроить свои процессы под эту CRM и начать действовать в рамках ее функциональности. Плюс этого подхода – вы сразу и за небольшие деньги получаете готовую методику работы в вашей отрасли. Минус – при развитии вашего бизнеса на развитие CRM вы не можете влиять. Т.е. ваши возможности будут ограничены тем, что предусмотрели для вас разработчики данной CRM.
В любом случае этот вариант достоин рассмотрения. Как минимум необходимо изучить 1-2 программы данного рода и посмотреть, подходят ли она вам.
Следующий вариант – разработка CRM на заказ . Вы сами решаете, что будет в вашей системе и как именно будут протекать процессы. Для этого вам придется полностью погрузиться в свои бизнес-процессы и разработать их от начала до конца.
Этот подход предпочтителен для компаний со сложной бизнес-логикой процессов. Такой компании нужен свой продукт, который будет учитывать особенности и специфику бизнеса.
Важный момент – развитие и масштабирование бизнеса. Процессы со временем меняются, оптимизируются. В своей системе вы можете развивать функциональность системы в нужном направлении. В CRM общего назначения это довольно проблематично, поэтому об этом лучше подумать заранее.
Получается, что собственная CRM нужна компаниям, у которых либо сложные бизнес-процессы, либо тем, кто собирается оптимизировать свой бизнес в процессе эксплуатации CRM.
Конечно, разработка собственной CRM стоит дороже, чем внедрение готовой, т.к. программное приложение по сути пишется под потребности вашего бизнеса. Также сроки внедрения собственной CRM больше, чем готовой системы. Здесь важно определиться с краткосрочными и долгосрочными приоритетами. Что важнее? Скорость внедрения, стоимость, учет специфики бизнес-процессов, безопасность, удобство и др.
В дальнейшем мы рассмотрим третий вариант внедрения CRM – создание CRM под требования вашего бизнеса.
В этом случае необходимо будет пройти все стадии разработки программного продукта, а именно:
➢ концепция;
➢ техническое задание;
➢ проектирование и кодирование;
➢ тестирование и доработки;
➢ внедрение в эксплуатацию.
В следующей главе мы кратко поговорим о концепции проекта и как ее правильно составить.
Глава 2. Концепция проекта CRM.
Допустим, вы решили разработать собственную CRM. Для этого необходимо написать концепцию будущего проекта.
По сути, концепция – это документ, на основании которого вы будете общаться с подрядчиками-кандидатами.Очень важно составить ее правильно, чтобы на ранней стадии отсеять неподходящих подрядчиков.
Что должна содержать концепция проекта:
➢ Краткое описание проекта (1 предложение).
➢ Состав модулей (определение ролей и их функций).
➢ Требования к технологиям.
➢ Параметры проекта (сроки, стоимость).
➢ Требования к команде разработки + состав брифа для нее.
Пройдемся подробнее по каждому пункту.
Краткое описание проекта.
Вы должны описать одним предложением точную суть вашего проекта. Тем самым вы сэкономите кучу времени другим людям, которые будут просматривать вашу концепцию. Уже по заголовку будет понятно – подходит ли это подрядчику или нет.
Дело в том, что при неясном описании вам будут задавать одни и те же вопросы – и вы будете тратить время на их обработку. Поэтому исключите интригу (создание очень большой программы для суперкомпании), пишите просто и понятно.
Если есть критичные требования, то их тоже лучше указать в заголовке. Это могут быть технологии, территориальная расположенность подрядчика, сроки, бюджет.
Плохие примеры:
Создание сайта
Нужна программа
Хорошие примеры:
Нужна студия на разработку движка CRM
Разработка CRM на заказ
Разработка CRM на заказ, только Москва.
Состав модулей (определение ролей пользователей и их функций).
Для начала хотя бы в общих чертах определитесь, какие будут в вашей системе роли. Роль – это типовой пользователь в вашей системе. Например, продавец, администратор, оператор, менеджер, работник склада и т.д.
После того, как вы определили роли в системе, кратко опишите их.
Например, роль – продавец. Продавец имеет следующие функции: создание коммерческого предложения, просмотр базы клиентов, обработка потенциальных клиентов и их предзаказов, печать документов для заказов.
Требования к технологиям
Если у вас на предприятии уже используются сервера, то подумайте о том, чтобы будущая CRM была совместима по технологиям с существующей инфраструктурой. Это необязательное требование, но лучше заранее продумать этот момент. К примеру, если у вас на сервере используется ПО MS Windows, то нет смысла делать свою CRM на технологиях, которые подразумевают использование серверов Linux. Если все ваши системы будут сделаны на одних и тех же технологиях, это снизит стоимость поддержки IT-решений.
Если нет никакой привязки к технологиям, то тоже лучше кратко укажите этот момент к концепции. Будет меньше вопросов.
Параметры проекта.
Указывайте всегда вилки оценки стоимости и сроков.
Клиенты приходят к нам с идеей создания CRM или ERP системы или конкретными требованиями к функционалу. В ходе бесплатной консультации наш аналитик проводит предварительный аудит с выявлением процессов и потребностей вашей компании, ищет возможные решения для увеличения скорости, эффективности, удобства и формирует видение будущего проекта.
Идея и консультация
Почти всегда идея, с которой клиенты приходят к нам, требует аналитики и доработки. Эта работа необходима, чтобы на старте четко понимать, что мы имеем и в каком направлении двигаться, а также, чтобы продумать стратегию создания лучшего продукта.
На этом этапе мы проводим аналитику рынка приложений/веб-сервисов по выбранной тематике, выявляем лидеров и находим примеры плохой реализации, определяем критерии их успеха или провала. Мы изучаем продукты конкурентов с точки зрения интерфейсных решений, ориентирования на конечного пользователя, выполнения сервисом своих целей и задач и выявляем их преимущества и недостатки.
Полученные знания проецируем на будущее приложение, формируем представление о конечном продукте, о пользователях и их целях, и в результате получаем видение будущего проекта, зафиксированное в документе - project vision.
После консультации с нашим специалистом у Вас появится точное понимание, как сделать так чтобы проект выстрелил.
Приступаем к работе!
Команда разработчиков оценивает будущую CRM или ERP системы, и мы составляем предварительное коммерческое предложение на разработку.
После составления project vision проекта наша команда разработчиков оценивает примерные трудозатраты на реализацию продукта. Исходя из поставленных задач и технологических ограничений, составляется оценка количества часов, необходимых на разработку вашего продукта.
На основе полученной оценки формируется предварительное коммерческое предложение, в которое входит описание похожих проектов, реализованных нашей компанией, состав команды разработчиков и профессиональный уровень каждого участника, стоимость всего проекта с разбиением на этапы разработки.
На коммерческом предложении в дальнейшем будет основан договор.
После обсуждения деталей проекта с продукт-оунером, заказчик и команда разрабатывают архитектуру решения, описывает алгоритмы и сценарии работы в бэклоге на весь проект. Проектируем интерфейсы и возможно разрабатываем дизайн. После этого с заказчиком подписывается договор.
* продукт оунер – руководитель проекта
Ответственность за содержимое бэклога, его упорядочение и доступность всем членам проекта несет Product Owner. Он также ответственен за достижение максимальной ценности продукта и работы, выполняемой командой, поэтому непрерывно анализирует процесс разработки и ищет способы по улучшению продукта. Эту роль может исполнять как человек со стороны заказчика, так и сотрудник нашей компании.
**бэклог – список задач для команды разработки, которые полностью описывают проект
Документ представляет собой иерархическую структуру из пользовательских возможностей и технических требований, упорядоченных по очередности реализации, более важный функционал будет реализован раньше остальных. Каждому элементу Бэклога присваиваться описание, порядковый номер, оценка объема работы и ценность. Это позволяет просчитать окончательную стоимость разработки всего продукта.
Договор в первую очередь обеспечивает полную прозрачность проводимых работ для заказчика и позволяет ему контролировать процесс разработки на каждом этапе.Все этапы прописываются отдельно, что позволяет производить оплату выполненной работы по факту сдачи.
Бэклог – гибкий документ, который позволяет Заказчику вносить даже серьезные изменения в продукт по ходу разработки, ведь большинство новаторских идей придумываются уже в ходе выполнения проекта. Дополнительный функционал оформляется в виде доп. соглашений к договору, в которых отмечается, сдвинет ли реализация вносимых изменений сроки завершения этапов проекта.
Определение вместе с клиентом тех задач, которые необходимо реализовать на предстоящем спринте.
Сердцем Scrum* является Спринт** длительностью в одну или две недели, в течение которых создается потенциально готовая к выпуску и использованию часть продукта.
*Scrum – гибкая методология разработки, по который мы ведем проекты
** Спринт-этап в рамках которого реализуется определенная часть проекта
Обычно длительность Спринта является постоянной на протяжении всего периода разработки. Следующий Спринт начинается сразу же по окончании предыдущего.
Спринт состоит из списка того, какие функции нужно разработать и гибкого плана, служащего ориентиром в работе по проекту. Ресурсом для планирования спринта является Бэклог Продукта.
Объем работ на предстоящий Спринт определяется во время планирования Спринта в ходе совместной работы всей команды.
При планировании Спринта команда отвечает на следующие вопросы.
