Письмо №1 :

Уважаемый Антон Николаевич,

Благодарим за проявленный интерес и готовность представить свой доклад на нашем ежегодном симпозиуме. Он заявлен в регламенте работы секции №3, и уже сейчас на него проходит активная регистрация слушателей.

Ваше выступление запланировано на 16 апреля 2016 года 14:40. Оргкомитет будет ожидать Вас с 12:00 для введения в курс всех обстоятельств непосредственно на месте. С нетерпением ждем Вашего визита!

В случае возникновения каких-либо вопросов до момента проведения симпозиума, сможем на них ответить по e-mail.

С уважением,

Анастасия Слепченко

координатор.

Письмо №2 :

Уважаемая Елена Игоревна,

От имени организационного комитета Конференции Стоматологов-2017 в Краснодаре благодарим Вас за согласие провести свою лекцию перед аудиторией интернов. Напоминаем, что в день мероприятия 22 мая 2017 года мы работаем на двух локациях. Ваше выступление запланировано в Павильоне №5 в 11:30 часов.

Прошу сообщить обо всех организационных потребностях в ходе подготовки к лекции для наилучшей ее реализации.

С уважением,

Андрей Давидченко.

Письмо №3 :

Уважаемая Нелли,

Данное письмо является подтверждением верификации Вашей заявки на участие в семинаре, который состоится в г. Сочи 12 сентября 2018 года. Сообщаем, что на данный момент утверждается окончательный вариант места проведения мероприятия, о чем Вы будете оповещены дополнительным письмом.

Тем не менее, спешим заранее предупредить, что в ряде гостиниц города наш комитет имеет специальные скидки для гостей семинара. По ссылке ниже Вы сможете ознакомиться с доступными вариантами для размещения.

Будем ожидать Вашего ответа.

С уважением,

Ангелина Безлепкина,

менеджер оргкомитета.

Письмо №4 :

Уважаемый Илья Иванович,

Подтверждаем тот факт, что наш руководитель Стрельцов А. И. выразил готовность присутствовать на панельной дискуссии форума, 09 апреля 2014 года, куда он получил ваше приглашение. Просим забронировать на 08:00 в этот день одно паркоместо на стоянке для автомобиля Skoda Octavia, госномер _______.

Благодарим.

С уважением,

Оксана Иванова,

Письмо-подтверждение - это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Написание данного вида делового письма сопровождается следующими шаблонными фразами:

• Сообщаем Вам, что мы получили …
• Подтверждаем получение …
• С благодарностью подтверждаем…
• ООО «Х» подтверждает согласие на… и т.п.

Структура письма-подтверждения соответствует общей структуре делового письма.

Письмо-подтверждение печатается на фирменном бланке организации.

Образец письма-подтверждения о сотрудничестве

25.11.12 № 25/3

О сотрудничестве

Уважаемый Павел Викторович!

Мы подтверждаем свое согласие на установление взаимовыгодного и долгосрочного сотрудничества и выражаем свою готовность к подписанию соответствующих документов.

Образец письма-подтверждения о получении товара

О получении товара

Уважаемый Константин Степанович!

ООО «Лайм» подтверждает получение запрошенного нами товара в необходимом количестве и благодарит за быстрое выполнение заказа.

Е.Ф. Суворова

Деловые письма (памятка)

"Деловые письма предназначены не для того,

чтобы вызвать восхищение читателя,

а чтобы его убедить и победить..."

(из французского пособия деловым людям)

Деловой этикет вообще - это порядок поведения, установленный в деловом общении. В частности, он проявляется в форме изложения текста делового письма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб , напоминаний, отказов, претензий , в способах аргументации , формулировках указаний, в заключительных словах письма.

Язык и стиль делового письма

Деловое письмо является самым распространенным управленческим документом . В отличие от приказов, актов, протоколов, в письме – при определенной регламентированности форм – тем не менее, в наибольшей степени проявляютсяличность исполнителя , его профессиональная подготовка, грамотность.

Деловой стиль – это совокупность речевых средств , функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений. Каковы особенностиэтих отношений?

участники делового общения – преимущественно юридические лица , действующие от имени руководителей и других должностных лиц организации, учреждения, предприятия;

характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

предметом делового общения является деятельность организаций – управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

управленческие документы в основном ориентированы на конкретного получателя;

большинство письменно оформляемых ситуаций однотипные, повторяющиеся .

Особый язык делового письма, сложившийся за последние 100-150 лет, определяют как официально-деловой. В этом стиле выработались особые языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают фиксацию управленческой информации наиболее эффективным образом.

Главное требование, предъявляемое к деловому письму, сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса /см. пример письма:отказ от участия в совещании в связи с командировкой приглашаемого лица и просьбой – цитата –«...в связи с вышеизложенным прошу рассмотреть вопрос перенесения данного совещания – на какую дату? – с участием ЗАО...»/.

В настоящее время при подготовке деловой документации следует придерживаться Государственного стандарта России «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» /ГОСТ Р 6.30-2003/, который разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела /ВНИИДАД/ Росархива взамен ГОСТ Р 6.30-97 .

Язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

Преимущества таких писем – в меньших затратах рабочего времени на их составление (в трафаретных письмах - лишь заполнение пробелов) и обработку.

Типовой текст строится на основе не только клишированных словосочетаний, но и предложений:

Например: В ответ на Вашу просьбу высылаем интересующую Вас информацию.

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке (совещании).

Трафаретные тексты, естественно, не могут использоваться всегда: сегодня увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Однако контракты, письма-заявки и другие виды писем, необходимых для предприятия в большом количестве, чаще всего представляют собой все-таки трафаретные тексты. В связи с этим специалистам организации целесообразно подготовить шаблоны основных разновидностей деловых писем и в дальнейшем их использовать при написании конкретных писем.

Умение менять характер речи в зависимости от изменения содержания высказываний, условий и задач речевого общения не дается человеку от рождения - оно вырабатывается и переходит в прочный навык, если человек стремится добиться этого.

Поскольку «ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха» , она подается в виде речевой формулы, где ключевым словом является глагол-действие : просим, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

точность, ясность выражения мысли;

лаконичность (от греч. lakonikos =немногословный) и краткость текста;

нейтральный тон изложения.

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания письма автором текста и его адресатом. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы Она достигается путем правильного построения предложений, использования специальной отраслевой терминологии, устойчивых языковых формул и сочетаемости слов в каждом предложении.

Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в нейтральном официально-деловом стиле.

Информируем Вас...

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.

Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.

Письмо-приглашение – это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии. Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке. Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству.

В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон. Письменное предложение принять участие, посетить, посмотреть – это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не забыть о важном событии, его ожидающем.

Зачем нужно письмо-приглашение:

• подтверждает, что адресат действительно приглашен, позволяет избежать ошибок;
• напоминает о времени и месте встречи, события, на которое приглашен получатель.

Почему письменное приглашение лучше устного:

• позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
• напоминает адресату о планах, не позволит забыть важное мероприятие;
• выступает дополнительным знаком внимания и уважения – отправитель потратил время, чтобы письменно сообщить адресату пригласительную информацию;
• возможно отправить даже тем лицам, с которыми нет возможности поговорить по телефону или лично.

Как отправить приглашение:

• передать лично из рук в руки – принести адресату и вручить, данный способ позволяет не только письменно, но и устно пригласить адресату на мероприятие – встречу, собеседование, совещание, выставку, конференцию, прием или иное событие;
• отправить почтой России, если мероприятие особо важное, то можно отправить ценным письмом с описью вложения, однако отправку нужно выполнить заранее с учетом срока доставки письма до приглашаемого;
• отправить по электронной почте – очень простой и удобный способ, если известен e-mail адресата, данный способ часто используется рекрутерами при отправке письма с приглашением прийти на собеседование при приеме на работу.

Чтобы данный документ выполнял свою функцию правильно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.

Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо – то его ФИО и адрес проживания.

Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.

Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма. Если это конкретный человек, то обязательно указывают его полное имя или имя, отчество. Например, “Уважаемая Ольга Владимировна!” или “Дорогой Александр!”. Обращение зависит от вида мероприятия, степени знакомства составителя и получателя. Если данные лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным “уважаемый”.

Как пригласить на мероприятие

• дату проведения события – встречи, конференции, собеседования, выставки, совещания, официального приема, указывают не только дату, но и точное время;
• место проведения – информация в письме должна быть достаточной, чтобы у приглашенного не было вопросов относительно того, куда ему идти. Важно указать не только адрес (улицу, дом), но и дополнительную информацию – куда идти, где вход, какой этаж, какой кабинет, зал. Возможно также приложить схему движения к письму. Если нужно, то указывают также вид транспорта, которым можно доехать до места проведения мероприятия. То есть информация должна быть максимально полной, чтобы приглашенный на участие в мероприятии человек не блуждал по коридорам в поисках места проведения события, не тратил время, не опаздывал. Неточная информация в отношении данного реквизита – это неуважение по отношению к приглашаемому, ему придется уточнять, как именно ему добраться, на чем ехать;
• вид мероприятия, его название – также важно сообщить в письме приглашении, какого вида событие ожидает приглашенного, если у него есть название, то оно пишется в точном соответствии;
• непосредственно слово “приглашаем”, также уточняется, что именно должен делать приглашенном на указанном мероприятии – участвовать, смотреть, наблюдать, например, можно пригласить выступить на конференции с докладом, а можно пригласить посмотреть выступления на конференции других докладчиков;

Примеры письма-приглашения:

“Уважаемая Анна Дмитриевна!

Приглашаем вас принять участие в праздновании Дня народного единства 4 ноября 2018 года в ресторане “Золотая Аллея” по адресу г.Новосибирск, ул. Декабристов д.34, вход с торца здания”.

“Уважаемый Даниил Михайлович!

Приглашаем вас посетить всероссийскую конференцию “Изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве в 2018 году”, которая состоится 22 ноября 2017 года в малом конференц-зале ДК Железнодорожник г. Екатеринбург по адресу г. Екатеринбург, ул. Железнодорожная д.23 (главный вход, 2 этаж).”

• содержание мероприятия – если это конференция, можно приложить к письму список докладчиков, кто в ней будет участвовать, и тем выступлений; если это празднование мероприятия – то краткую программу события”. Данная информация позволит получателю оценить степень заинтересованности в планируемом мероприятии и подготовиться к нему правильно;
• просьба сообщить о планах посетить мероприятие. Если требуется узнать точное желание адресата посетить событие, то нужно в конце письма-приглашения уточнить, придет ли человек в указанный день по месту приглашения. Следует указать, как именно нужно направить свой ответ – электронным или почтовым письмом, телефонным звонком или иным способом.

Составленное письмо подписывается адресатом с указанием даты составления. При необходимости составленный документ можно упаковать в красивый конверт и передать по месту назначения.

Важно убедиться, что в тексте есть контактная информация для обратной связи.

Образец письма-приглашения на выставку:

Как пригласить на собеседование

Кандидаты на вакантную должность обычно приглашаются на собеседование либо по телефону, либо письмом с приглашением на электронную почту.

Письмо-приглашение - это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии. Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке. Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству. В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон. Письменное предложение принять участие, посетить, посмотреть - это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не забыть о важном событии, его ожидающем.

Письмо-отказ

Впишите исходящий регистрационный номер, дату письма-подтверждения, а также входящий регистрационный номер и дату документа, ответ на который составляется вашей организацией. 5 Напишите тему служебного письма. Название письма-подтверждения не указывается. 6 В правом верхнем углу письма-подтверждения укажите наименование предприятия, фамилию, имя, отчество руководителя компании, являющейся партнером, занимаемую им должность в дательном падеже. 7 Посередине листа обратитесь к руководителю компании-адресата по имени и отчеству. К примеру, «Уважаемый Иван Иванович!». 8 В содержании письма-подтверждения укажите, какую информацию или документацию вы получили.
Впишите, что вы подтверждаете данный факт. Если вам на руки поступили документы, напишите их названия.

Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз. Например: К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с… Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними. Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели. В таком случае в письмо включаются фразы: Мы внимательно ознакомились с вашим предложением… Мы подробно изучили представленные вами документы… В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера.

Это распространяется на всех. Даже если у вас крупная корпорация, имеющая множество филиалов по РФ и СНГ, а предложение пришло от начинающего ООО, не стоит забывать про деловой этикет.

Примеры оформления письма-приглашения

Внимание

Мы решили рассмотреть на встрече следующие вопросы:

• Необходимо ли вводить уроки информатики в детских садах и других дошкольных учреждениях;
• определение оптимальной степени компьютеризации дошкольных учреждений;
• разработка учебной программы с учетом новых технологий.

В конференции примут участие директора, методисты и педагоги детских дошкольных учреждений Москвы. Чтобы стать участником конференции, необходимо зарегистрироваться на нашем сайте до 10.03.2015 года. С уважением, Александр Викторович Письмо №3 Уважаемый Василий Евгеньевич, ООО «Мастерстрой» приглашает вас поучаствовать в научной конференции «Экологические инновации в строительстве».

В рамках встречи мы обсудим актуальную для нашего времени проблему – сохранение экологии в условиях массовой индустриализации.

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца. Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа.
Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.

Письмо приглашение на конференцию (образцы)

Совместно с гостями и участниками конференции мы проанализируем опыт зарубежных коллег и попытаемся найти новые возможности для сохранения экологии в нашей стране. Участниками конференции «Экологические инновации в строительстве» станут представители муниципальных образований и исполнительной власти, а также авторы научных разработок в этой области. Дата проведения конференции: 15.03.2015 г. Адрес: г.

Москва, Рождественский бульвар, 28. Участие в конференции бесплатное. С уважением, Александр Викторович Письмо №4 Уважаемый Василий Евгеньевич, ООО «Innovation» приглашает Вас и сотрудников Вашей фирмы принять участие в научной конференции «Развитие современных инженерных систем». В ходе конференции руководители, главные инженеры, конструкторы и технологи ведущих предприятий обсудят актуальные вопросы и новшества современных инженерных технологий.

Место проведение конференции: г.
По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы. Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно написать письмо-отказ. Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве». И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет.

Как грамотно написать письмо отказ

Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.

• Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера.
  В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
• Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
• Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания.

Уважаемые господа! . В ответ на. Вашу просьбу от (дата) посылаем. Вам действующий ныне экспортный прейскурант к каждому из образцов (название товара). Просим сообщить, какие именно образцы. Вы заказывать.

Ждем ответа. С. . Уважаемые господа! . Вам следующие документы: счет-фактуру в двух экземплярах: страховой полис на сумму счета плюс 10%, покрывающих инфляционный (банковский, валютный, дефляционный) риск; полный комплект коносамента, написанного (оформленного) на распорядителя по бланковым индоссаментом и с пометкой»фрахт оплачен»на сумму… . Просим подтвердить их получение. Остаемся с уважением. ТИПОВЫЕ оборот 1. На. Вашу просьбу высылаем счет-фактуру за партию отгруженного товара 2. Для того чтобы. Вы имели полное представление о возможностях нашего предприятия, посылаем подробный иллюстрированный рекламный проспект 3. Высылаем. Вам рабочие чертежи 4.

Официальное письмо об участии в мероприятии

Инфо

Дата: 15.03.2015 г. За дополнительной информацией обращайтесь к оргкомитету конференции по телефону: 505-00-01. Будем рады видеть Вас среди участников нашей конференции! С уважением, Александр Викторович Письмо №6 Уважаемый Василий Евгеньевич! Мы будем рады видеть сотрудников Вашей компании среди участников конференции «Развитие бизнеса с помощью информационных технологий», которая пройдет 15.03.2015 г. в Москве на территории: Рождественский бульвар, 28. Основной целью конференции является ознакомление руководителей, а также IT-директоров крупных и малых предприятий с возможностями современных информационных технологий и их влиянием на развитие бизнеса.

В ходе конференции своим опытом поделятся представители таких международных компаний, как ООО «Innovation», ООО «Science» и ООО «24Мастер».
Инструкция 1 В левом верхнем углу впишите полное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами или фамилию, имя, отчество физического лица в соответствии с документом, удостоверяющим личность, если фирма является индивидуальным предпринимателем. 2 Укажите адрес компании (почтовый индекс, область, город, населенный пункт, название улицы, номер дома, корпус, офис). Напишите идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет в налоговый орган, основной государственный номер налогоплательщика, код предприятия в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. 3 Впишите номер контактного телефона компании, адрес электронной почты. Если у организации имеется герб, поставьте его в шапке документа.
Конференция «Развитие бизнеса с помощью информационных технологий» будет проходить в формате лекций и дискуссий. В первой части мероприятия участники конференции выступят с докладами и расскажут о своих наработках в области управления и развития предприятия. Во второй части конференции каждый гость сможет задать интересующие его вопросы и проконсультироваться с более опытными коллегами. Организационный сбор за участие в конференции оставляет 10000 рублей. В эту стоимость входит трансфер, кофе-брейк, обед и канцелярия. Более детально с программой конференции вы можете ознакомиться на нашем сайте: www.girit.com Для участия в конференции необходимо заполнить анкету, прикрепленную к письму, и отправить ее на почту: Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра., после чего с вами свяжется представитель оргкомитета.