Ключевым аспектом организации управления компании является создание структуры компании, элементы которой функционируют и развиваются как единое целое. При распределении задач и функций, прав и обязанностей работников происходит движение информации и принимаются управленческие решения.
Деятельность компании регламентируется различными документами. Внешняя деятельность (взаимодействие с государственными органами, контрагентами, третьими лицами) регламентируется нормативными законодательными актами, действующими на той территории, на которой фирма осуществляет свою деятельность. Взаимодействие участников/акционеров компании осуществляется на основании учредительных документов. Внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами.
Внутренние (локальные) документы компании - это документы, определяющие обязанности каждого работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок действия в той или иной ситуации.
Основные внутренние документы .
По мере развития компании неизбежно возникает потребность в создании внутренних документов, перечень которых определяет сама организация.
Внутренними (локальными) документами компании являются: приказы, распоряжения; инструкции, положения, регламенты, должностные инструкции и т.д., которые имеют условную иерархию.
При всем многообразии внутренних документов можно выделить несколько основных групп:
Распорядительные документы.
Приказ - это нормативный документ, издаваемый руководителем компании для решения каких-либо задач.
Приказы делятся на два вида:
К приказам по основной деятельности относятся приказы, касающиеся производственного процесса, организации работ, планирования, снабжения, реализации продукции, ценообразования и т.п.
К приказам по личному составу относятся приказы, о приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном взыскании работников; о введении внеурочной работы и т.п.
Приказами по основной деятельности утверждаются организационные документы компании (положения, инструкции, регламенты и т.п.).
Распоряжение - это документ, издаваемый руководителем организации по оперативным административно-хозяйственным вопросам.
Решение - это документ, отражающий решения производственных совещаний.
Распоряжения и решения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит «название вида документа» и в тексте употребляются слова «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕШИЛ».
Организационные документы.
Должностная инструкция - это документ, определяющий права и обязанности работника компании.
Должностная инструкция включает в себя:
Должностная инструкция не включает в себя порядок действия работника, а определяет конкретные виды работ, выполняемые работником.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор (контракт) с работником. Можно не создавать должностную инструкцию, а необходимые положения включить в трудовой контракт. Но это может быть неудобно, т.к. в случае расширения обязанностей работника легче внести изменения в должностную инструкцию, чем в трудовой договор.
Работник должен знать свои обязанности, поэтому необходимо их правильно и четко прописывать в должностной инструкции, иначе впоследствии это может привести к неэффективной работе, при которой компания несет убытки, и юридически взыскать с работника такие убытки невозможно.
Положение (порядок), инструкция и регламент - это документы, регламентирующие порядок и правила действия работника в той или иной ситуации. Данные документы не распространяются на частные случаи, возникающие в процессе хозяйственной деятельности компании. В них содержится описание стандартного порядка действий, а также может быть определен порядок действий работника в случае возникновения нестандартной ситуации.
Эти документы могут распространяться как на всех работников компании, так и на ограниченный круг лиц, определенный в документе.
Положения, инструкции и регламенты могут включать в себя и дополнительные документы, которые раскрывают отдельные положения таких документов. Это происходит, когда положение содержит общий порядок действий по проекту, а по отдельным направлениям проекта необходимо создать дополнительный документ (инструкцию, положение, регламент и т.п.).
Рассмотрим это на примере «Положения о коммерческой тайне»:
Информационные документы.
Информационными документами являются документы, используемые компанией для внешней переписки (письма, телефонограммы и т.п.), для внутренней переписки (служебные и докладные записки и т.п.) и документы, свидетельствующие о каком-либо факте, событии (акты, объяснительные и т.п.).
Служебная записка - это документ, используемый для оформления просьб и предложений, направленных руководителям отделов и (или) руководителю компании.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю компании и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Структура внутренних документов и цель их создания.
Количество и многообразие внутренних документов в компании зависит от сложности структуры самой компании.
Когда в фирме существуют структурные подразделения, возникает потребность в регламентации взаимодействия работников как внутри структурного подразделения, так и между структурными подразделениями.
Взаимодействие работников внутри структурного подразделения должно регламентироваться Положением об отделе.
Положение об отделе включает в себя:
Мы рассмотрели, какие документы необходимы работнику для уяснения своих должностных обязанностей (должностная инструкция) и какой внутренний документ объединяет работников в структурное подразделение (Положение об отделе). А теперь рассмотрим взаимодействие структурных подразделений внутри компании.
Работа всех структурных подразделений направлена на достижения единой цели фирмы - процветание бизнеса. В процессе деятельности компании структурные подразделения неразрывно связаны между собой, но при этом каждое из них выполняет свою конкретную работу.
Процесс взаимодействия структурных подразделений в отдельных ситуациях, возникающих в ходе деятельности организации, регламентируется организационными документами компании.
Например: Рассмотрим взаимодействие структурных подразделений производственной компании с момента поступления заказа на изготовление товара до передачи товара Клиенту.
В данном случае будут задействованы: коммерческий отдел, отдел производства, транспортный отдел, склад, бухгалтерия. Условия договора включают в себя изготовление обществом товара и его доставка Клиенту.
Схема взаимодействия выглядит следующим образом:
Такая схема взаимодействия структурных подразделений может быть описана в Регламенте по работе с Клиентами. При этом необходимо учитывать, что в случае возникновения любых нестандартных ситуаций, руководитель компании должен незамедлительно быть поставлен в известность.
Если структурные подразделения не взаимодействуют друг с другом, это приводит к потере клиентской базы и как следствие к нерентабельной деятельности компании.
Часто возникают ситуации, когда Клиент не платит за выполненную работу (оказанные услуги). В этом случае у компании возникает дебиторская задолженность, которая остается отраженной в балансе «мертвым грузом».
Во избежание подобных ситуаций необходимо издать «Регламент по взысканию дебиторской задолженности», который будет содержать в себе порядок действий работника, ведущего Клиента от начала до конца проекта по вопросам:
Вы видите, какое разнообразие документов, регламентирующих различные ситуации, существует в компании. Теперь возникает необходимость в построении порядка прохождения таких документов внутри организации, для этого используется Инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству - это документ, регламентирующий правила, прием и процесс создания документов, а также порядок работы с ними.
Инструкция по делопроизводству должна включать в себя следующие положения:
Инструкция по делопроизводству это основной документ в компании и, в зависимости от количества действующих документов, этот документ может состоять из нескольких частей.
Например: Одной из частей Инструкции по делопроизводству может быть Порядок согласования договоров.
Порядок подписания договора на изготовление товара по заказу Клиента
В процессе деятельности фирмы создается большое количество документов. При этом одни документы используются длительное время, другие быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создается архив компании, а ведение архивного дела регламентируется Инструкцией по организации архивного дела.
Инструкция по организации архивного дела регламентирует:
В любой фирме неизбежно возникают ситуации, когда работники увольняются и устраиваются в конкурирующие организации. Запретить такую «перебежку» в соответствии с законодательством Российской Федерации невозможно, но предотвратить утечку информации необходимо. В компании должно действовать Положение о коммерческой тайне, которое включает в себя:
К сведениям, составляющим коммерческую тайну, могут относиться сведения о Клиентах, клиентской базе, рецептуре, ноу-хау и др. Работник должен быть ознакомлен со списком сведений, имеющих отношение к коммерческой тайне и с ответственностью, которая на него возлагается за разглашение такой информации.
Если в процессе работы работнику передаются документы, относящиеся к коммерческой тайне, такая передача осуществляется только под роспись работника.
При приеме работника на работу с работником подписывается Соглашение о неразглашении коммерческой тайны, где определяется срок ее неразглашения и ответственность работника. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны является неотъемлемой частью трудового договора (контракта).
Из вышесказанного вытекает, что в организации должен быть установлен Порядок работы с документами, относящимися к коммерческой тайне.
На начальной стадии развития компании руководитель, как правило, замыкает на себе решение всех вопросов. Но в процессе роста фирмы, сосредоточившись на более глобальных, стратегических вопросах развития бизнеса, руководителю неизбежно приходится передавать часть своих полномочий работникам. В этом случае возникает необходимость урегулирования порядка управления персоналом в компании путем издания внутренних (локальных) документов.
Четкое понимание каждым работником поставленной перед ним задачи и порядок ее решения создает здоровую рабочую атмосферу в коллективе, а определение функций структурных подразделений и порядок их взаимодействия необходимы для эффективного управления компанией.
Юристы консалтинговой компании "Защита Бизнеса"
Левачева Е.К., Трофимова Н.В.
Перепечатка материалов возможна только с разрешения авторов
1. Общие положения
1.1. Настоящий регламент определяет принципы взаимодействия структурных подразделений Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом - филиала ОАО "РЖД" (ЦМ) со структурными подразделениями Центра фирменного транспортного обслуживания - филиала ОАО "РЖД" (ЦФТО) и Центральной дирекции управления движением - филиала ОАО "РЖД" (ЦД) при оформлении работ и услуг, выполняемых, оказываемых структурными подразделениями ЦМ, в рамках комплексных услуг, связанных и не связанных с услугой перевозки, а также при оформлении взимания платежей за оказанные услуги, оплата которых производится с использованием единого лицевого счета плательщика.
1.2. Настоящий регламент направлен на обеспечение эффективного взаимодействия между структурными подразделениями ЦМ, ЦФТО, ЦД при оказании транспортно-логистических услуг в режиме "одного окна", на повышение качества оказания услуг, связанных с перевозкой грузов, на обеспечение единства требований при оформлении начисления сборов и плат по грузовым перевозкам ОАО "РЖД" и на расширение области применения технологии электронного документооборота.
1.3. Настоящий регламент основывается на положениях Концепции системы управления бизнес-блоком "Грузовые перевозки", Типовом положении о дирекции по управлению терминально-складским комплексом - структурном подразделении Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом - филиала ОАО "РЖД", утвержденном распоряжением ОАО "РЖД" от 04.10.2010 г. № 2064р, Типовом положении о территориальном центре фирменного транспортного обслуживания - структурном подразделении Центра фирменного транспортного обслуживания - филиала ОАО "РЖД", утвержденном распоряжением ОАО "РЖД" от 21.08.2009 г. № 1752р, Типовом положении о дирекции управления движением - структурном подразделении Центральной дирекции управления движением - филиала ОАО "РЖД", утвержденном 30.06.2010 г. № ЦД-49, других нормативных документах, приведенных в приложении к настоящему регламенту.
Положения настоящего регламента применяются до реализации положений Концепции системы управления бизнес-блоком "Грузовые перевозки". После реализации основных принципов указанной Концепции данный регламент должен быть пересмотрен в целях приведения его в соответствие.
1.4. Настоящий регламент является типовым, на основании которого вносятся соответствующие положения в действующие регламенты взаимодействия структурных подразделений ЦМ, ЦФТО и ЦД.
1.5. Настоящий регламент не распространяется на случаи, когда по соглашению между ЦФТО (ТЦФТО) и ЦМ (ДМ), исходя из местных условий работы, функции агентов ЦФТО по оформлению перевозок и взиманию платежей выполняют товарные кассиры (агенты коммерческие) ДМ. В таких случаях товарные кассиры (агенты коммерческие) ДМ руководствуются в своей работе положениями Типового технологического процесса работы агентства фирменного транспортного обслуживания (АФТО), утвержденного ОАО "РЖД" 31.12.2004 г.
1.6. Взаимодействие структурных подразделений ДМ со структурными подразделениями Д при оформлении грузовых и коммерческих операций, выполняемых МЧ (ДМ) в местах общего пользования станций, осуществляется в порядке, установленном в Регламенте взаимодействия Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом с Центральной дирекцией управления движением.
1.7. В настоящем регламенте применяются следующие сокращения:
|
Автоматизированное рабочее место подготовки перевозочных документов системы ЭТРАН |
|
|
АС ТЕСКАД |
Автоматизированная система управления терминально-складской деятельностью |
|
Агентство фирменного транспортного обслуживания - структурное подразделение ТЦФТО |
|
|
Дирекция управления движением - территориальное структурное подразделение Центральной дирекции управления движением - филиала ОАО "РЖД" |
|
|
Дирекция по управлению терминально-складским комплексом - структурное подразделение ЦМ |
|
|
Зона таможенного контроля |
|
|
Единая автоматизированная система актово-претензионной работы хозяйства коммерческой работы в сфере грузовых перевозок |
|
|
Единый лицевой счет плательщика |
|
|
Единый перечень работ и услуг, оказываемых ОАО "РЖД" при организации перевозок грузов |
|
|
Линейное агентство фирменного транспортного обслуживания |
|
|
Механизированная дистанция погрузочно-разгрузочных работ и коммерческих операций - структурное подразделение ДМ |
|
|
Склад временного хранения |
|
|
Соглашение о международном железнодорожном грузовом сообщении |
|
|
Станционный технологический центр обработки поездной информации и перевозочных документов |
|
|
Территориальный центр фирменного транспортного обслуживания - структурное подразделение ЦФТО |
|
|
Центральная дирекция управления движением - филиал ОАО "РЖД" |
|
|
Центральная дирекция по управлению терминально-складским комплексом - филиал ОАО "РЖД" |
|
|
Центр фирменного транспортного обслуживания - филиал ОАО "РЖД" |
|
|
Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов |
Об утверждении регламента взаимодействия структурных подразделений центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом со структурными подразделениями центра фирменного транспортного обслуживания, центральной дирекции управления движением при оформлении работ и услуг
Для обеспечения эффективного взаимодействия между структурными подразделениями Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом со структурными подразделениями Центра фирменного транспортного обслуживания, Центральной дирекции управления движением при выполнении работ и оказании услуг, связанных с перевозкой грузов, и единства требований при оформлении выполненных работ, оказанных услуг:
1. Утвердить прилагаемый регламент взаимодействия структурных подразделений Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом со структурными подразделениями Центра фирменного транспортного обслуживания, Центральной дирекции управления движением при оформлении работ и услуг.
2. Начальникам Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом Хронопуло С.М., Центра фирменного транспортного обслуживания Кунаевой Б.А., Центральной дирекции управления движением Иванову П.А. обеспечить внесение соответствующих положений в действующие регламенты взаимодействия, указанных структурных подразделений и технологические процессы работы.
Вице-президент ОАО "РЖД"
С.М. Бабаев
При оформлении работ, услуг из ЕПУ 1 , выполненных подразделениями ДМ (МЧ), и взимании по ним платежей взаимодействие ДМ (МЧ) с ТЦФТО (ЛАФТО) осуществляется в следующих функциональных областях:
1 Утвержден распоряжением ОАО "РЖД" № 119р от 31.01.2005 г. (в редакции распоряжений ОАО "РЖД" от 05.10.2006 г. № 2012р, от 26.12.2008 г. № 2828р, от 09.07.2009 г. № 1440р).
1) Заключение договоров с клиентами на оказание услуг в местах общего пользования станций.
2) Согласование заявок на предмет технологических возможностей мест общего пользования станций.
3) Оформление приема контейнера (груза) к перевозке в местах общего пользования станций.
4) Оформление первичных документов на работы, услуги и оформление взимания по ним платежей по накопительной ведомости формы ФДУ-92 2 .
2 В соответствии с приложением № 1 к распоряжению ОАО "РЖД" от 19.08.2011 г. № 1828р "О внесении изменений в Инструкцию по ведению на станциях коммерческой отчетности при грузовых перевозках ОАО "РЖД" и изменении формы ФДУ-92 "Накопительная ведомость".
5) Оформление завоза грузов, контейнеров автомобильным транспортом в места общего пользования станций.
6) Оформление вывоза грузов, контейнеров автомобильным транспортом с мест общего пользования станций.
2.2.1. При заключении договоров с клиентами на работы, услуги, выполняемые ДМ (МЧ) в местах общего пользования станций, взаимодействие осуществляется между ДМ и ТЦФТО на железной дороге по месту заключения договора на выполнение работ, оказание услуг (далее - договор).
2.2.2. Порядок взаимодействия между работниками ДМ и ТЦФТО определяется перечнем запрашиваемых по договору работ, услуг и местом обращения клиента по вопросам его заключения.
2.2.3. При обращении клиента в ТЦФТО по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ТЦФТО 3 , ТЦФТО готовит проект договора. При наличии в договоре работ, услуг, оказываемых подразделениями ДМ (МЧ), ТЦФТО направляет проект договора на согласование в ДМ.
3 Договор на выполнение работ, услуг из ЕПУ, оплата которых производится с использованием ЕЛС.
ДМ рассматривает договор в течение двух рабочих дней с даты получения и передает согласованный проект договора или мотивированный отказ в части выполнения работ, услуг подразделениями ДМ (МЧ).
Порядок передачи проектов договоров определяется совместно начальником ТЦФТО и начальником ДМ в соответствии с местным регламентом.
Заключение договора с клиентом осуществляет ТЦФТО.
Размеры договорных сборов за работы и услуги, выполняемые, оказываемые по договору подразделениями ДМ (МЧ), определяются в соответствии с "Временным порядком разработки и утверждения в ОАО "РЖД" договорных сборов за работы и услуги, предусмотренные Единым перечнем работ и услуг, оказываемых ОАО "РЖД" при организации перевозок грузов", утвержденным протоколом заседания правления ОАО "РЖД" от 09.04.2010 г. № 11.
По согласованию ТЦФТО и ДМ работы, услуги, выполняемые подразделениями ДМ (МЧ), могут быть выделены в отдельный договор, который заключает ДМ 4 .
4 Договор на транспортно-экспедиционное обслуживание, в соответствии с которым полный комплекс работ, услуг (кроме перевозки грузов) оказывают подразделения ДМ (МЧ).
2.2.4. При обращении клиента в ДМ по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ТЦФТО, ДМ уведомляет ТЦФТО об обращении клиента, получает от ТЦФТО в электронном виде форму типового договора, распечатывает и выдает ее клиенту, а также сообщает сведения о контактном лице в ТЦФТО, к которому клиент может обратиться по вопросам заключения договора.
При необходимости выполнения работ, услуг по договору подразделениями ДМ (МЧ), подготовка проекта договора, его согласование и заключение осуществляются в порядке, аналогичном указанному в пункте 2.2.3 настоящего регламента.
2.2.5. При обращении клиента в ТЦФТО по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ДМ 5 , ТЦФТО уведомляет ДМ об обращении клиента, получает от ДМ в электронном виде форму типового договора, распечатывает и выдает ее клиенту, а также сообщает сведения о контактном лице в ДМ, к которому клиент может обратиться по вопросам заключения договора.
5 Договор на выполнение работ, услуг, в том числе не включенных в ЕПУ, оплата которых производится на расчетный счет ДМ или с использованием ЕЛС.
Заключение договора с клиентом осуществляет ДМ.
2.2.6. При обращении клиента в ДМ по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ДМ, заключение договора с клиентом осуществляет ДМ.
2.2.7. В соответствии с местным регламентом взаимодействия ТЦФТО и ДМ допускается устанавливать иной порядок заключения договоров подразделениями ДМ (МЧ).
Для обеспечения согласования заявок на перевозку грузов с учетом технологических возможностей мест общего пользования станций ДМ за 5 суток до начала календарного месяца направляет в ТЦФТО информацию о перерабатывающих способностях мест общего пользования. ТЦФТО обеспечивает ввод данных в АС ЭТРАН для их учета при согласовании заявок на перевозку грузов.
При возникновении обстоятельств, требующих принятия оперативных мер по временному ограничению или запрещению погрузки в местах общего пользования станций, ДМ в течение суток после возникновения таких обстоятельств информирует ТЦФТО.
2.4.1. Прием контейнеров (грузов) к перевозке в местах общего пользования станции оформляется приемосдатчиком груза и багажа на грузовом фронте (далее - приемосдатчик на грузовом фронте) 6 приемосдаточным актом формы КЭУ-16, КЭУ-16 ВЦ (КЭУ-4, КЭУ-4 ВЦ) в соответствии с Правилами приема грузов к перевозке железнодорожным транспортом (7) и Порядком ведения приемо-сдаточных актов на железнодорожном транспорте, утвержденным приказом МПС России от 17.11.2003 г. № 72.
6 В зависимости от местных условий работы в местах общего пользования станции приемосдатчик может являться как работником ДМ, так и работником Д.
(7) Утверждены приказом МПС России от 18.06.2003 г. № 28, зарегистрирован в Минюсте России 19.06.2003г. № 4775, с изменениями, внесенными Приказами Минтранса России от 25.12.2007 г. № 196, от 25.11.2008 г. № 195, от 03.10.2011 № 258.
2.4.2. Один экземпляр приемо-сдаточного акта, подписанный приемосдатчиком на грузовом фронте и грузоотправителем, вместе с накладной передается приемосдатчиком на грузовом фронте в ЛАФТО или, при отсутствии ЛАФТО на станции, работнику Д, ДМ, уполномоченному на оформление перевозочных документов, для завершения оформления накладной. Передача документов оформляется приемосдатчиком на грузовом фронте в Книге сдачи грузовых документов формы ГУ-48.
2.4.3. После завершения оформления накладной агент ЦФТО или, при отсутствии ЛАФТО на станции, работник Д, ДМ, уполномоченный на оформление перевозочных документов, передает накладную приемосдатчику на грузовом фронте для организации погрузки контейнера (груза) в вагон.
2.4.4. После погрузки контейнеров (грузов) в вагон приемосдатчик на грузовом фронте оформляет вагонный лист соответствующей формы, прикладывает к вагонному листу накладные на отправки, погруженные в вагон, и передает вагонный лист с приложенными накладными в СТЦ. Передача документов оформляется приемосдатчиком на грузовом фронте в Книге сдачи грузовых документов формы ГУ-48.
2.5.1. При оформлении работ, услуг на основании сведений в накладной на перевозку грузов
В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета, утвержденным ОАО "РЖД" 18.12.2009 г. № ИСХ-21852, на основании сведений в накладной оформляются работы, услуги, оказываемые подразделениями ДМ (МЧ), приведенные в таблице 2.1.
"Хранение грузов на железнодорожной станции назначения сверх срока бесплатного хранения".
Услуга оказывается в местах общего пользования станции назначения подразделениями ДМ (МЧ). Услуга предусматривает хранение груза от окончания срока бесплатного хранения после выгрузки груза из вагона до выдачи грузополучателю (раскредитования накладной) 9 .
9 Услуги, связанные с хранением грузов в местах общего пользования станций, не включенные в ЕПУ, оказываются ДМ (МЧ) по договорам с оплатой на расчетный счет ДМ.
При раскредитовании накладной в ЛАФТО (ТЦФТО) в накладной в графе "Отметки о выдаче груза" проставляется отметка "Сбор за хранение груза по "___ " г. взыскан". Отметка заверяется подписью агента ЦФТО (работника ТЦФТО) и строчным штемпелем станции назначения. В накладной СМГС (в листе выдачи груза) отметка о взыскании сбора за хранение проставляется в графе 98 "Выдача груза получателю". Без соответствующей отметки в накладной выдача груза грузополучателю приемосдатчиком грузового фронта, на котором хранится груз, не производится.
Сбор за оказание услуги начисляется в порядке, установленном в Тарифном руководстве № 3. Сбор взимается с грузополучателя на основании отметки в накладной по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит агент ЦФТО (работник ТЦФТО) 10 .
10 При хранении грузов в местах общего пользования станций после прекращения действия договора перевозки, а также грузов, хранение которых не связано с их перевозкой железнодорожным транспортом, учет времени хранения и плата за хранение грузов начисляется и взыскивается по ставкам и на условиях договоров, заключенных структурными подразделениями ДМ с грузовладельцами.
"Промывка и в необходимых случаях дезинфекция вагонов, контейнеров".
Работы по промывке вагонов выполняются работниками ДМ на пунктах подготовки вагонов, находящихся в ведении ДМ 11 . Работы по ветеринарно-санитарной обработке вагонов выполняются работниками ДМ на дезпромпунктах и дезпромстанциях, находящихся в ведении ДМ.
11 Настоящий порядок не распространяется на случаи выполнения работ сторонними организациями на пунктах подготовки вагонов, находящихся в ведении ДМ.
Оформление взимания сбора за работы осуществляется агентом ЦФТО (работником ТЦФТО) при отправлении вагона со станции выгрузки на станцию промывки или ветеринарно-санитарной обработки на основании сведений, заполненных отправителем вагона в накладной в графе "Наименование груза" в соответствии с пунктом 10.2 Правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом 12 .
12 Утверждены приказом МПС России от 18.06.2003 г. № 39, зарегистрирован в Минюсте России 23.06.2003г. № 4819, с изменениями, внесенными Приказами Минтранса России от 25.12.2007 г. № 196, от 03.10.2011 № 258.
Сбор начисляется в соответствии с договором на выполнение работ и взимается с отправителя вагона при расчетах с использованием ЕЛС по накопительной ведомости формы ФДУ-92.
Оформление выполненных работ актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) осуществляется освобожденным бригадиром пункта подготовки вагонов, дезпромпункта, дезпромстанции или иным уполномоченным работником ДМ. Акт оформляется в трех экземплярах и подписывается приемосдатчиком станции и освобожденным бригадиром или иным уполномоченным работником ДМ. При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ в правом верхнем углу акта общей формы проставляется условный код "ЦДТСК".
Два экземпляра акта вместе с памяткой приемосдатчика на уборку вагонов передаются в АФТО (ТЦФТО) станции расположения пункта промывки, третий экземпляр акта остается на хранении в пункте промывки.
По поступлению актов общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) в АФТО (ТЦФТО):
для вагонов в составе рефрижераторной секции - один экземпляр акта в установленном порядке выдается механику рефрижераторной секции, второй направляется в АФТО на станции выгрузки вагона (вагонов) (ТЦФТО);
для остальных вагонов - два экземпляра акта направляются в установленном порядке в АФТО на станции выгрузки вагона (вагонов) (ТЦФТО).
Поступившие в АФТО станции выгрузки (ТЦФТО) экземпляры акта общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) на выполнение работ по промывке вагона (вагонов), включая экземпляр грузополучателя (до его затребования), хранятся в делах АФТО, (ТЦФТО) приложенными к накопительной ведомости формы ФДУ-92.
2.5.2. При оформлении работ, услуг актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ)
В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета выполнение работ, услуг подразделениями ДМ (МЧ), приведенных в таблице 2.2, оформляется актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ).
Оформление выполненных работ, оказанных услуг актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) производится уполномоченным работником ДМ (МЧ) по месту выполнения работы, оказания, услуги. При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ в правом верхнем углу акта проставляется условный код "ЦДТСК".
Акт оформляется в трех экземплярах, подписывается уполномоченным работником ДМ (МЧ) и заказчиком работы, услуги. Один экземпляр акта хранится по месту выполнения работы, оказания услуги, второй экземпляр акта выдается заказчику работы, услуги, третий экземпляр акта передается в АФТО (ТЦФТО), в порядке, установленном в регламенте взаимодействия ТЦФТО и ДМ, для оформления взимания платежей за выполненные работы, оказанные услуги.
Платежи за выполненные работы, услуги взимаются с заказчика работ, услуг по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит уполномоченный на проведение расчетов агент ЦФТО (работник ТЦФТО).
2.5.3. При оформлении работ, услуг актом сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ)
1) Работы и услуги из ЕПУ
В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета выполнение работ, услуг подразделениями ДМ (МЧ), приведенных в таблице 2.3, оформляется актом сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ).
Оформление выполненных работ, оказанных услуг актом сдачи-приемки производится уполномоченным работником ДМ (МЧ) по месту выполнения работы, оказания услуги. При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ в правом верхнем углу акта сдачи- приемки проставляется условный код "ЦДТСК".
Акт сдачи-приемки оформляется в трех экземплярах, подписывается уполномоченным работником ДМ (МЧ) и передается в АФТО (ТЦФТО), в порядке, установленном в регламенте взаимодействия ТЦФТО и ДМ, для подписания акта сдачи-приемки у заказчика услуги, а также оформления взимания платежей.
Платежи взимаются с заказчика работ, услуг по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит уполномоченный на проведение расчетов агент ЦФТО (работник ТЦФТО). После подписания акта сдачи-приемки у заказчика услуги один экземпляр акта передается из АФТО (ТЦФТО) в МЧ (ДМ) в порядке, установленном в регламенте взаимодействия ТЦФТО и ДМ.
2) Работы и услуги, не включенные в ЕПУ
Работы и услуги, не включенные в ЕПУ, выполняются на основании договоров на оказание услуг (выполнение работ) или договоров на транспортно-экспедиционное обслуживание, заключенных подразделениями ДМ с заказчиками услуг (работ). Работы и услуги оформляются уполномоченными работниками ДМ (МЧ) актом сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ) в порядке, определенном в договоре.
Платежи за выполненные работы, услуги начисляются по ставкам и взимаются ДМ (МЧ) с заказчика работ, услуг на условиях договора путем перечисления денежных средств на расчетный счет ДМ или с использованием ЕЛС.
2.5.4. При оформлении работ приемо-сдаточным актом
В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета выполнение подразделениями ДМ (МЧ) работ по проверке состояния грузов, их массы, количества мест в случаях своевременной доставки грузов без признаков недостачи, повреждения, порчи или хищения в соответствии со статьей 41 Устава (номер в ЕПУ № 32) оформляется приемо-сдаточным актом формы КЭУ-4 ВЦ. При этом в разделе 2 акта "Результаты проверки при выдаче груза" уполномоченным работником ДМ (МЧ) проставляется отметка о номере и дате заключения договора на выполнение работ.
Плата за выполнение работ взимается с грузополучателя по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит уполномоченный на проведение расчетов агент ЦФТО (работник ТЦФТО).
При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ при оформлении накопительной ведомости формы ФДУ-92 агентом ЦФТО (работником ТЦФТО) в графе ведомости "Подразделение ОАО "РЖД", оказавшее услугу; наименование/код" проставляется код "ЦДТСК".
При завозе груза в места общего пользования станции для последующей перевозки железнодорожным транспортом пропуск формы ГУ-43 14 оформляется на основании предъявленной грузоотправителем накладной.
При завозе в места общего пользования станции порожнего контейнера после выгрузки из него груза пропуск формы ГУ-43 оформляется на основании приемосдаточного акта формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ), оформленного при вывозе груженого контейнера приемосдатчиком контейнерной площадки.
При завозе груза в места общего пользования станции для оказания ДМ (МЧ) услуг и выполнения работ по договорам, предусматривающим оплату на расчетный счет ДМ, оформление пропуска формы ГУ-43 производится по обращению уполномоченного работника ДМ (МЧ) по месту оформления пропуска в соответствии с местным регламентом.
При вывозе груза с мест общего пользования станции после перевозки железнодорожным транспортом пропуск формы ГУ-43 оформляется при раскредитовании накладной
При вывозе порожнего контейнера с мест общего пользования станции пропуск формы ГУ-43 оформляется на основании приемосдаточного акта формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).
Пропуск формы ГУ-43 оформляется агентом ЦФТО или работником станции, ответственным за оформление перевозочных документов (при отсутствии АФТО на станции).
При вывозе груза с мест общего пользования станции после оказания ДМ (МЧ) услуг и выполнения работ по договорам, предусматривающим оплату на расчетный счет ДМ, оформление пропуска формы ГУ-43 производится по обращению уполномоченного работника ДМ (МЧ) по месту оформления пропуска в соответствии с местным регламентом.
3.1. При обнаружении неисправного в техническом или коммерческом отношении поданного под выгрузку вагона или выгруженного из вагона на контейнерную площадку ДМ груженого или порожнего контейнера, а также в случае повреждения такого контейнера при выполнении работниками ДМ (МЧ) погрузочно-разгрузочных работ, приемосдатчик на грузовом фронте оформляет в системе ЕАСАПР М (в подсистеме актово-розыскной работы на линейном уровне (АРЛ) акт общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) с описанием неисправностей. Акт подписывается приемосдатчиком на грузовом фронте и уполномоченным работником МЧ (ДМ), принимавшем участие в выгрузке.
На основании акта общей формы, составленного по причине обнаружения при выгрузке неисправного в техническом или коммерческом отношении вагона или контейнера, приемосдатчик на грузовом фронте готовит за подписью начальника станции или его заместителя оперативное донесение, которое передается установленным порядком 15 .
15 Порядок и адреса передачи оперативных донесений установлены в "Инструкции по подаче оперативных донесений при перевозках грузов", утвержденной ОАО "РЖД" 21.08.2007 г. № BM-9261.
Если в соответствии с технологическим процессом работы контейнерной площадки ДМ на приемосдатчика возложены функции по оформлению уведомления на ремонт контейнера формы ВУ-23к, то уведомление оформляется:
на порожний контейнер - после его выгрузки из вагона на площадку;
на груженый контейнер, если доставка грузов в нем грузополучателю невозможна - после выполнения работниками МЧ (ДМ) операции разгрузки контейнера;
на груженый контейнер, если доставка груза грузополучателю в таком контейнере возможна - после его завоза в порожнем состоянии на основании отметки "контейнер не годен под сдвоенную операцию", проставленной приемосдатчиком контейнерной площадки при оформлении вывоза в приемо-сдаточном акте формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).
3.2. При обнаружении технической или коммерческой неисправности груженого или порожнего контейнера при его завозе на контейнерную площадку ДМ приемосдатчик контейнерной площадки (на грузовом фронте) оформляет акт общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) с указанием причин неприема контейнера. Акт подписывается приемосдатчиком контейнерной площадки (на грузовом фронте) и грузоотправителем. Отметка об акте с указанием его номера, даты и времени составления проставляется в приемосдаточном акте формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).
Если в соответствии с технологическим процессом работы контейнерной площадки ДМ на приемосдатчика возложены функции по оформлению акта о повреждении контейнера формы ВУ-25к, то он составляет такой акт и проставляет отметку с указанием номера акта, даты и времени составления в приемо-сдаточном акте формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).
3.3. В случае необходимости ремонта контейнеров, принадлежащих ОАО "ТрансКонтейнер", передачу в филиал ОАО "ТрансКонтейнер" актов общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ), уведомлений на ремонт контейнера формы ВУ-23к, актов о повреждении контейнера формы ВУ-25к обеспечивает:
начальник участка производства МЧ (ДМ), если приемосдатчик контейнерной площадки является работником ДМ;
начальник станции, если приемосдатчик контейнерной площадки является работником Д.
Положение о структурном подразделении - это локальный нормативный акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами предприятия.
Положение о структурном подразделении входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, изготавливается на формате А4 в одном подлинном экземпляре, который хранится в дирекции или канцелярии, по одной копии направляется в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшее Положение. Положения о всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.
Обязательными реквизитами данного документа являются регистрационный номер и гриф утверждения.
Разработчиком Положения о структурном подразделении является инженер по организации управления производством (если на предприятии есть отдел организации и оплаты труда), служба персонала или кадровая служба. К совместной работе рекомендуется привлекать юридический или правовой отдел. Обычно Положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом).
Учредительными документами или локальными нормативными актами организации право утверждать Положения о структурных подразделениях может быть предоставлено иным должностным лицам (например, заместителю руководителя организации по персоналу). В некоторых организациях Положения о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным учредителями (участниками) юридического лица.
Проект Положения о структурном подразделении подлежит обязательному согласованию:
С вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);
Заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;
Руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;
Начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации.
Проект Положения о структурном подразделении может быть согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение, для того чтобы не было неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дублирования функций в Положениях о разных структурных подразделениях.
Перечень структурных подразделений, с которыми данный проект согласовывается, определяется организацией самостоятельно.
Датой создания документа считается дата утверждения Положения о структурном подразделении.
Иногда каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя данное Положение, что крайне нежелательно, так как Положения по всем структурным подразделениям должны вырабатываться с учетом единых для предприятия правил и требований.
Общее руководство работой по составлению данных документов осуществляется заместителем руководителя предприятия (по персоналу, по административным и иным вопросам).
Законодательством не определены требования к Положениям о структурных подразделениях и правила их разработки, поэтому каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.
Положение о структурном подразделении может включать следующие разделы.
1. Общие положения.
2. Структура и штатная численность подразделения.
3. Цели и задачи.
4. Функции.
5. Права и полномочия.
6. Руководство.
7. Взаимодействие (служебные связи).
8. Ответственность.
9. Организация работы.
Существуют определенные правила разработки разделов Положения о структурном подразделении. Этот документ начинается с раздела "Общие положения", в котором находят отражение следующие вопросы.
Место подразделения в структуре организации определяется на основании документа "Структура организации". Если такого документа на предприятии по каким-либо причинам нет, то в Положении указывается место подразделения в системе управления предприятием, а также описывается, что собой представляет это структурное подразделение, - самостоятельную единицу, находящуюся в непосредственном подчинении руководству организации, или единицу, входящую в состав более крупного структурного подразделения. В том случае, если наименование структурного подразделения не позволяет определить его вид (например, архив, бухгалтерия), в Положении о структурном подразделении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, департамента и др.). Таким образом, сразу определяется место структурного подразделения и его значимость.
Порядок создания и ликвидации структурного подразделения. Обычно структурное подразделение создается по приказу руководителя организации, подготовленного на основании его единоличного решения или во исполнение решения, принятого учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения.
Здесь же отражается порядок ликвидации структурного подразделения, а именно: кем принимается такое решение и каким документом оно оформляется. Если работодатель устанавливает на предприятии особые правила ликвидации подразделения, то целесообразно описать процедуру ликвидации (привести перечень ликвидационных мероприятий, сроки их проведения, порядок выплаты работникам компенсаций). Если для подразделения применяются общие правила сокращения штата работников предприятия, то достаточно ограничиться отсылкой к соответствующим статьям ТК РБ.
Также в Положении о структурном подразделении необходимо предусмотреть порядок изменения его статуса (слияния с другим подразделением, преобразования в иной вид подразделения, выделения из его состава новых структурных подразделений, присоединения к другому подразделению). Не рекомендуется использовать понятие "упразднение структурного подразделения", так как это подразумевает прекращение деятельности структурного подразделения не только в результате ликвидации подразделения, но и в результате его преобразования в иное.
Подчиненность структурного подразделения. Здесь указывается, кому подчиняется структурное подразделение, т.е. какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство его деятельностью. Технические подразделения обычно подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные - заместителю директора по производственным вопросам; планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения - заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком распределении ответственности между руководящими работниками непосредственно руководителю предприятия может подчиняться канцелярия, юридический отдел, отдел по связям с общественностью и другие административные подразделения.
Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то в данном Положении указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это подразделение.
Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт, констатирующий, какими основополагающими документами руководствуется подразделение в своей деятельности. Кроме решений руководителя и общих локальных нормативных актов предприятия, в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии - Инструкция по делопроизводству, для отдела кадров - Положение о защите персональных данных работников.
В данном разделе могут быть указаны и другие сведения, например:
Местонахождение подразделения;
Перечень основных терминов и их определений (в подразделениях со специфическими функциями и обязанностями специалистов, не связанных с основными задачами подразделения) и др.
Раздел "Структура и штатная численность подразделения" содержит следующие параграфы.
Структура подразделения. Если структурное подразделение разделено на структурные единицы, то в Положении необходимо отобразить его внутреннюю структуру и указать порядок ее формирования.
Предложение о выделении внутри структурного подразделения структурных единиц обычно исходит от его руководителя. Затем оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, кадровой службой, иными подразделениями и представляется на утверждение либо руководителю организации, либо его заместителю, осуществляющему функциональное руководство этим подразделением. Инициатива структурирования подразделения также может идти "сверху" – от руководителя организации или его заместителей.
Подразделение может изначально иметь сложную структуру, если оно было образовано путем слияния или объединения отдельных подразделений, без их расформирования, но с подчинением руководителю образованного подразделения.
Структуру подразделения можно предоставить различными способами.
Текстовой способ: "В состав подразделения входят следующие структурные единицы:...".
Структурные единицы в составе подразделения могут быть созданы как на постоянной, так и на временной основе. Если отдел структурирован на постоянной основе, необходимо выяснить, какой документ будет определять его статус и регламентировать его деятельность; например, это может быть Положение о подразделении (в этом случае желательно распределить функции между структурными единицами подразделения непосредственно в тексте этого Положения). Если же для этих структурных единиц будут разрабатываться отдельные положения, то в основном Положении необходимо определить порядок разработки и утверждения отдельных локальных нормативных актов.
Если такая сложная структура подразделения отражена в штатном расписании, то работа в конкретном секторе может быть отнесена к существенным условиям труда. Трудовое законодательство предусматривает весьма сложную процедуру проведения таких организационно-штатных мероприятий, как создание, ликвидация или преобразование структурных подразделений, поэтому вопрос распределения отдельных функций структурного подразделения целесообразно решать посредством образования временных структурных единиц - секторов, участков, групп.
Право руководителя структурного подразделения формировать временные структурные образования (например, для решения конкретных задач, для реализации отдельных проектов и др.) должно быть закреплено в Положении о структурном подразделении. Если руководитель структурного подразделения не наделяется правом самостоятельного принятия решения об образовании временных структурных единиц, то в Положении необходимо определить, кто уполномочен принимать такое решение, и описать процедуру его принятия (согласования, утверждения и др.).
Порядок изменения структуры подразделения. Отражается механизм изменения структуры подразделения - создания в составе подразделения структурных единиц (если подразделение изначально не структурировано), ликвидации некоторых из них, а также их слияния, преобразования, присоединения и выделения новых структурных единиц. В Положении определяется, от кого может исходить инициатива по изменению структуры подразделения, как она оформляется, кто принимает окончательное решение, какие последствия влечет такое изменение.
Порядок разработки и утверждения должностных инструкций. Здесь определяется, кто разрабатывает должностные инструкции работников подразделения и утверждает их, как они вводятся в действие, например: "Права и обязанности каждого работника отдела определяются соответствующей должностной инструкцией, согласовываемой с начальником подразделения и утверждаемой приказом руководителя предприятия".
Штатная численность работников подразделения может непосредственно регулироваться в Положении о структурном подразделении (в том числе и в качестве приложения к нему) или решаться посредством отсылки к штатному расписанию предприятия.
В разделе "Цели и задачи" отражаются основные цели и задачи данного структурного подразделения.
Основные цели. Целью создания структурного подразделения является идеальное представление результата, которого должно достичь подразделение в процессе своей деятельности. Правильно и точно сформулированная цель позволяет направить и сориентировать деятельность структурного подразделения, а также определить его назначение и обозначить его место в структуре предприятия. Требования, которые предъявляются к формированию целей Положения, могут быть такими:
Достижимость;
Структурированность;
Согласованность с целями деятельности всего предприятия;
Точность и конкретность.
Цель создания отдела кадров может быть сформулирована, например, таким образом:
"...кадровое обеспечение деятельности организации". Структурное подразделение может иметь как одну, так и несколько целей, которые должны быть перечислены в Положении.
Основные задачи создания структурного подразделения - это определенное направление его деятельности, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели. В качестве основы для определения этих задач можно использовать квалификационные характеристики руководителей структурных подразделений из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Почти в каждой характеристике основная задача сформулирована в первом предложении. Например, в квалификационной характеристике начальника юридического отдела указано: "Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов". Исходя из этого основные задачи юридического отдела могут быть сформулированы следующим образом:
Обеспечение законности деятельности предприятия;
Защита правовых интересов предприятия.
Все сотрудники подразделения должны быть ознакомлены с Положением о структурном подразделении под расписку. Для этого на последней странице Положения приводится специальная таблица, в которой работники подразделения проставляют соответствующие отметки. Положение о структурном подразделении действует до его отмены или замены новым.
В процессе деятельности предприятия может возникнуть необходимость пересмотра и изменения существующих положений. Обычно это происходит в случае переподчинения подразделения, расширения его функций, изменения внутренней структуры. Следует учитывать, что внесение изменений в Положение о структурном подразделении может, а в отдельных случаях должно, повлечь пересмотр должностных инструкций работников этого подразделения.
Основанием для внесения изменений в Положение о структурном подразделении является приказ руководителя организации. Порядок и способы оформления данного приказа аналогичны порядку оформления приказа о внесении изменений в должностную инструкцию.
В целях упорядочения работ по планированию и осуществлению Управлением закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок взаимодействия структурных подразделений Управления при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, в том числе на этапе планирования закупок, определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), заключения и исполнения контрактов (далее - Порядок).
2. Начальникам структурных подразделений Управления руководствоваться утвержденным Порядком при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Управления и подчиненных таможенных органов.
3. Признать утратившим силу приказ Управления от 14 марта 2014 г. N 132 "Об утверждении Порядка взаимодействия структурных подразделений Управления при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, в том числе на этапе планирования закупок, определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), заключения и исполнения контрактов в целях обеспечения нужд таможенных органов".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Начальник Управления генерал-лейтенант таможенной службы С.Н. Прусов
I. Общие положения
1. Порядок взаимодействия структурных подразделений Управления при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, в том числе на этапе планирования закупок, определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), заключения и исполнения контрактов (далее - Порядок), определяет процедуру взаимодействия структурных подразделений Управления при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд таможенных органов, используя конкурентные способы (конкурсы (открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс), аукционы (аукцион в электронной форме (электронный аукцион), закрытый аукцион), запрос котировок, запрос предложений) определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) или при осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).
2. Порядок разработан в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Бюджетным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Федеральным законом от 26 июля 2006 г. N 135-ФЗ "О защите конкуренции" и Федеральным законом от 13 декабря 1994 г. N 60-ФЗ "О поставках продукции для федеральных государственных нужд".
3. Управление осуществляет закупки товаров, работ, услуг в соответствии с положениями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации и нормативными правовыми актами федерального органа исполнительной власти, осуществляющего регулирование в сфере закупок, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими отношения, связанные с осуществлением закупки.
II. Планирование закупок
Порядок и функции подразделений Управления при формировании плана-графика
4. При формировании плана-графика подразделения Управления осуществляют следующие действия:
4.1. Планы-графики формируются заказчиками и содержат перечень закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд на финансовый год.
4.2. План-график разрабатывается ежегодно на один год с учетом положений статьи 21 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ и равномерного расходования средств федерального бюджета в течение планируемого периода (финансового года) и является основанием для осуществления закупок.
4.3. Подразделения, инициирующие осуществление закупки, формируют проекты планов-графиков в соответствии с требованиями статьи 21 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ по своим направлениям и согласовывают их с финансово-бухгалтерской службой Управления. Планы-графики утверждаются соответствующими начальниками служб в течение пяти рабочих дней после получения государственным заказчиком объема прав в денежном выражении на принятие и (или) исполнение обязательств в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (доведение до финансово-бухгалтерской службы Управления расходного расписания) и направляются подразделению, осуществляющему размещение закупки.
4.4. Подразделение, осуществляющее размещение закупки, в течение пяти рабочих дней после получения проектов планов-графиков от всех подразделений, инициирующих осуществление закупки, на их основании составляет план-график Управления (далее - план-график), согласовывает с финансово-бухгалтерской службой Управления, направляет на утверждение заместителю начальника Управления - начальнику тыловой службы и в течение трех рабочих дней с даты утверждения размещает в единой информационной системе.
4.5. Закупки, не предусмотренные планом-графиком, не могут быть осуществлены.
4.6. Внесение изменений в план-график производится подразделением, осуществляющим размещение закупки, в случаях, предусмотренных частью 13 статьи 21 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, на основании представленных подразделением, инициирующим осуществление закупки, утвержденных заместителем начальника Управления - начальником тыловой службы вносимых изменений в план-график. Ходатайство о внесении изменений в план-график и утвержденные заместителем начальника Управления - начальником тыловой службы вносимые изменения по каждому объекту закупки должны поступить в подразделение, осуществляющее размещение закупки, не позднее чем за 15 дней до дня размещения в единой информационной системе извещения об осуществлении соответствующей закупки или направления приглашения принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) закрытым способом. Подразделение, осуществляющее размещение закупки, вносит изменения в план-график не позднее чем за десять дней до дня размещения в единой информационной системе извещения об осуществлении соответствующей закупки или направления приглашения принять участие в закрытых способах определения поставщика (подрядчика, исполнителя), после чего размещает в единой информационной системе внесенные изменения в план-график в течение трех рабочих дней с даты изменения плана-графика.
III. Осуществление закупок
5. При осуществлении закупки, предусмотренной планом-графиком, используя конкурентные способы (конкурсы (открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс), аукционы (аукцион в электронной форме (далее также - электронный аукцион), закрытый аукцион), запрос котировок, запрос предложений) определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), подразделение, инициировавшее осуществление закупки, в соответствии с положениями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ осуществляет следующие функции:
5.1. Формирует информацию об осуществлении закупки в соответствии с приложением к настоящему Порядку и предоставляет ее в подразделение, осуществляющее размещение закупки, для формирования проектов извещения и документации об осуществлении закупки не позднее тридцати дней до даты размещения извещения об осуществлении закупки в единой информационной системе.
5.2. Организует работу по рассмотрению и оценке полученных от подразделения, осуществляющего размещение закупки, проектов извещения об осуществлении закупки и документации об осуществлении закупки на предмет полного отражения целей закупки.
5.3. Согласовывает с финансово-бухгалтерской и правовой службами Управления полученные от подразделения, осуществляющего размещение закупки, проекты извещений о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, аукциона в электронной форме, закрытого аукциона, запроса котировок, запроса предложений, конкурсную документацию, документацию об аукционе в электронной форме, документацию о закрытом аукционе, документацию о проведении запроса предложений и проект контракта в сроки, не превышающие пятнадцати дней с момента получения их от подразделения, осуществляющего размещение закупки.
5.4. Рассматривает в течение трех рабочих дней со дня поступления от финансового и (или) правового подразделений Управления замечания по проектам извещений о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, аукциона в электронной форме, закрытого аукциона, запроса котировок, запроса предложений, конкурсной документации, документации об аукционе в электронной форме, документации о закрытом аукционе, документации о проведении запроса предложений и проекту контракта, повторно согласовывает и направляет в подразделение, размещающее закупки, для размещения в единой информационной системе.
5.5. Направляет в письменной форме или в форме электронного документа разъяснения положений конкурсной документации участнику конкурса, направившему в письменной форме заказчику запрос о даче разъяснений положений конкурсной документации, в течение двух рабочих дней с даты поступления такого запроса и одновременно в подразделение, осуществляющее размещение закупки, для размещения разъяснений в единой информационной системе (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей).
5.6. Направляет в течение двух дней от даты поступления от подразделения, осуществляющего размещения закупки, разъяснения положений документации об электронном аукционе подразделению, осуществляющему размещение закупки, для размещения в единой информационной системе.
5.7. Ходатайствует по принятию решения о внесении изменений.
5.7.2. В документацию об электронном аукционе - не позднее чем за два дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в таком аукционе.
5.7.3. В извещение о проведении запроса котировок - не позднее чем за два рабочих дня до даты истечения срока подачи заявок на участие в запросе котировок.
5.8. Направляет в день принятия решения, указанного в подпункте 5.7 Порядка, изменения в подразделение, осуществляющее размещение закупки, для размещения изменений в единой информационной системе.
5.9. Представляет в письменной форме или в форме электронного документа разъяснения результатов конкурса, результатов рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок участнику конкурса, запроса котировок в течение двух рабочих дней с даты поступления такого запроса.
5.10. Ходатайствует об отмене определения поставщика (подрядчика, исполнителя) не позднее чем за пять дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в конкурсе или аукционе либо не позднее чем за два дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в запросе котировок.
5.11. Информирует подразделение, осуществляющее размещение заказа, не позднее одного дня после даты принятия решения об отмене определения поставщика (подрядчика, исполнителя) о необходимости внести соответствующие изменения в план-график.
5.12. Осуществляет рассмотрение заявок на участие в конкурсе, аукционе в течение четырех дней со дня получения заявок от подразделения, осуществляющего размещение закупки (срок рассмотрения вторых частей заявок на участие в электронном аукционе не может превышать двух дней), и по итогам его проведения представляет предложения в конкурсную, аукционную комиссию Управления.
5.13. Включает после определения победителя осуществляемой закупки в проект контракта условия исполнения контракта, предложенные победителем или участником закупки, подавшим единственную заявку на участие в закупке, согласовывает его с финансово-бухгалтерской и правовой службами Управления.
5.14. Направляет один экземпляр протокола рассмотрения и оценки заявок на участие в конкурсе, протокола рассмотрения единственной заявки на участие в конкурсе в течение трех рабочих дней с даты его подписания победителю конкурса или участнику конкурса, подавшему единственную заявку на участие в конкурсе, с приложением согласованного с финансово-бухгалтерской и правовой службами Управления проекта контракта.
5.15. Передает один экземпляр протокола рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок в течение двух рабочих дней с даты его подписания победителю запроса котировок с приложением согласованного с финансово-бухгалтерской и правовой службами Управления проекта контракта.
5.16. Направляет в течение трех дней со дня размещения на электронной площадке протокола подведения итогов электронного аукциона подразделению, осуществляющему размещение закупки в электронной форме, согласованный с финансово-бухгалтерской и правовой службами Управления проект контракта.
5.17. Рассматривает поступившую в качестве обеспечения исполнения контракта банковскую гарантию в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня ее поступления.
5.18. Информирует в случае отказа в принятии банковской гарантии в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня ее поступления, об этом лицо, предоставившее банковскую гарантию, с указанием причин, послуживших основанием для отказа.
5.19. Направляет запрос о подаче заявок на участие в запросе котировок не менее чем трем его участникам, которые могут осуществить поставку необходимого товара, выполнение работы или оказание услуги, в течение одного рабочего дня после даты окончания срока подачи таких заявок в случае, если запрос котировок признан не состоявшимся в связи с тем, что котировочной комиссией отклонены все поданные заявки на участие в запросе котировок.
5.20. Представляет проект контракта на подписание электронной цифровой подписью лицу, уполномоченному в Управлении на подписание контракта от имени заказчика, в течение трех дней со дня получения от оператора электронной площадки проекта контракта и документа об обеспечении исполнения контракта, подписанных электронной цифровой подписью лица, имеющего право действовать от имени участника электронного аукциона.
5.21. Направляет в течение одного дня с даты заключения контракта в финансово-бухгалтерскую службу Управления копию контракта на бумажном носителе.
5.22. При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в случаях, предусмотренных статьей 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ:
5.22.1. Направляет не позднее чем за семь дней до даты заключения контракта в случаях, предусмотренных пунктами 1-3, 6-8, 11-14, 16-19 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, в подразделение, осуществляющее размещение закупки, обращение о размещении в единой информационной системе извещения об осуществлении такой закупки. Обращение об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) должно содержать информацию, указанную в пунктах 1, 2, 4, 8 статьи 42 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
5.22.2. Уведомляет в срок не позднее одного рабочего дня с даты заключения контракта федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный на осуществление контроля в сфере закупок, или контрольный орган в сфере государственного оборонного заказа в случаях, предусмотренных пунктами 6 и 9 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, о такой закупке. К этому уведомлению прилагается копия заключенного в соответствии с настоящим пунктом контракта с обоснованием его заключения.
5.22.3. Обосновывает для заключения контракта в документально оформленном отчете невозможность или нецелесообразность использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а также цену контракта и иные существенные условия контракта. Положения настоящего пункта не распространяются на случаи осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), предусмотренные пунктами 1, 2, 4, 5, 7, 8, 15, 16, 19-21, 24-26, 28, 29, 33, 36 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ. Контракт должен содержать расчет и обоснование цены контракта, за исключением случаев осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), при которых документальное оформление отчета, предусмотренного настоящим пунктом, не требуется.
5.22.4. Готовит и направляет в контрольный орган в сфере закупок в срок не позднее чем в течение десяти дней с даты размещения в единой информационной системе соответствующих протоколов, содержащих информацию о признании определения поставщика (подрядчика, исполнителя) несостоявшимся, обращение о согласовании заключения контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок.
5.23. После заключения контракта:
5.23.1. Организует исполнение контракта, которое включает в себя следующий комплекс мер, реализуемых после заключения контракта и направленных на достижение целей осуществления закупки путем взаимодействия заказчика с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в соответствии с гражданским законодательством и Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, в том числе:
5.23.1.1. Приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги (далее - отдельный этап исполнения контракта), предусмотренных контрактом:
5.23.1.1.1. Ходатайствует при необходимости перед заместителем начальника Управления - начальником службы о принятии решения о создании приемочной комиссии численностью не менее пяти человек для приемки поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, результатов отдельного этапа исполнения контракта в порядке и в сроки, которые установлены контрактом.
5.23.1.1.2. Проводит экспертизу предоставленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных контрактом, на их соответствие условиям контракта.
5.23.1.1.3. Ходатайствует перед заместителем начальника Управления - начальником службы о привлечении экспертов, экспертных организаций к проведению экспертизы поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги в случае, если закупка осуществляется у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), за исключением случаев:
предусмотренных пунктами 1-9, 14, 15, 17-26, 28-30, 32, 33, 36 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ;
осуществления закупок услуг экспертов, экспертных организаций;
если результатом предусмотренной контрактом выполненной работы являются проектная документация объекта капитального строительства и (или) результаты инженерных изысканий, прошедшие государственную или негосударственную экспертизу, проведение которой обязательно в соответствии с положениями законодательства Российской Федерации.
5.23.1.1.4. Оформляет документ о приемке поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, который подписывается заказчиком (в случае создания приемочной комиссии подписывается всеми членами приемочной комиссии и утверждается заказчиком), либо направляет поставщику (подрядчику, исполнителю) в сроки, которые установлены контрактом, в письменной форме мотивированный отказ от подписания такого документа.
5.23.1.2. Оплату заказчиком поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта.
5.23.1.3. Взаимодействие заказчика с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при изменении, расторжении контракта в соответствии со статьей 95 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, применении мер ответственности и совершении иных действий в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) или заказчиком условий контракта.
5.23.2. Отражает в отчете результаты отдельного этапа исполнения контракта, информацию о поставленном товаре, выполненной работе или об оказанной услуге, который должен содержать следующую информацию:
5.23.2.1. Об исполнении контракта (результаты отдельного этапа исполнения контракта, осуществленная поставка товара, выполненная работа или оказанная услуга, в том числе их соответствие плану-графику), о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта.
5.23.2.2. О ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта и о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением.
5.23.2.3. Об изменении или о расторжении контракта в ходе его исполнения.
5.23.3. Направляет в финансово-бухгалтерскую службу Управления для внесения в реестр контрактов, заключенных заказчиком, информацию о поставке товара, выполнении работы или оказании услуги, качество, технические и функциональные характеристики (потребительские свойства) которых являются улучшенными по сравнению с качеством и соответствующими техническими и функциональными характеристиками, указанными в контракте.
5.23.4. Направляет в финансово-бухгалтерскую службу Управления информацию об изменении контракта или о расторжении контракта для размещения в единой информационной системе в день изменения контракта или расторжения контракта.
IV. Функции подразделения, осуществляющего размещение закупки
6. При осуществлении закупки, предусмотренной планом-графиком, используя конкурентные способы (конкурсы (открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс), аукционы (аукцион в электронной форме (далее также - электронный аукцион), закрытый аукцион), запрос котировок, запрос предложений) определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), подразделение, осуществляющее размещение закупки, в соответствии с положениями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ и на основании информации, поступившей от подразделения, инициировавшего осуществление закупки, осуществляет следующие функции:
6.1. Формирует в течение пяти рабочих дней со дня поступления от подразделения, инициирующего осуществление закупки, информации, предусмотренной в разделе III настоящего Порядка:
6.1.1. Проект извещения о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, конкурсную документацию и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.
6.1.2. Проект извещения о проведении аукциона в электронной форме, закрытого аукциона, документацию об аукционе в электронной форме, документацию о закрытом аукционе и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.
6.1.3. Проект извещения о проведении запроса котировок.
6.1.4. Проект извещения о проведении запроса предложений, документацию о проведении запроса предложений и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.
6.2. Согласовывает условия банковской гарантии, применяемой как способ обеспечения заявки при проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, закрытого аукциона, запроса предложений, предусмотренных частью 1-3 статьи 44 и статьей 45 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
6.3. Вносит подразделению, инициирующему осуществление закупки, предложения по установлению размера платы за представление конкурсной документации в форме документа на бумажном или электронном носителе в соответствии с частью 4 статьи 50 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
6.4. Размещает в единой информационной системе извещение об осуществлении закупки не позднее 5 рабочих дней со дня получения от подразделения, инициирующего осуществление закупки, утвержденного извещения об осуществлении закупки, документации и проекта государственного контракта.
6.5. Размещает в единой информационной системе одновременно с извещением об осуществлении закупки конкурсную документацию, документацию об аукционе в электронной форме, документацию о закрытом аукционе, документацию о проведении запроса предложений и проект государственного контракта.
6.6. Размещает в единой информационной системе извещение об отмене определения поставщика (подрядчика, исполнителя) в день принятия решения об отмене определения поставщика (подрядчика, исполнителя).
6.7. Вносит не позднее следующего рабочего дня после даты принятия решения об отмене определения поставщика (подрядчика, исполнителя) соответствующие изменения в план-график.
6.8. Предоставляет на основании поданного в письменной форме заявления любого заинтересованного лица в течение двух рабочих дней с даты получения соответствующего заявления такому лицу конкурсную документацию, документацию о проведении запроса предложений в порядке, указанном в извещении о проведении конкурса, запроса предложений.
6.9. Организовывает на основании запроса участника открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, аукциона в электронной форме, закрытого аукциона направление в его адрес разъяснений положений конкурсной документации, документации об аукционе в электронной форме, документации о закрытом аукционе в сроки, установленные Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
6.10. Размещает в единой информационной системе разъяснения положений конкурсной документации (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), документации об аукционе в электронной форме с указанием предмета запроса, но без указания лица, от которого поступил указанный запрос, в сроки, установленные Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
6.11. Размещает в единой информационной системе в сроки, установленные Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, изменения извещения о проведении конкурса (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), аукциона в электронной форме, проведении запроса котировок, изменения конкурсной документации (кроме документации закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), документации об аукционе в электронной форме.
6.12. Регистрирует заявки на участие в конкурсе, закрытом аукционе, проведении запроса котировок, проведении запроса предложений, поданных в срок, указанный в извещении о проведении конкурса, закрытого аукциона, проведении запроса котировок, проведении запроса предложений, в журнале.
6.13. Выдает по требованию участника запроса котировок, подавшего заявку на участие в запросе котировок, расписку в получении заявки на участие в запросе котировок с указанием даты и времени ее получения.
6.14. Возвращает в порядке, установленном конкурсной документацией, конверт с заявкой на участие в конкурсе, поступивший после истечения срока подачи заявок на участие в конкурсе, в случае, если на конверте с такой заявкой указана информация о подавшем ее лице, в том числе почтовый адрес.
6.15. Возвращает заявки на участие в запросе котировок, поданные после окончания срока подачи таких заявок, указанного в извещении о проведении запроса котировок, в день их поступления лицам, подавшим такие заявки.
6.16. Обеспечивает осуществление аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), в запросе котировок, в запросе предложений, конвертов с окончательными предложениями и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), в запросе котировок, в запросе предложений, окончательным предложениям.
6.17. Организовывает ведение протоколов комиссий по осуществлению закупок:
6.17.1. Открытый конкурс - протокол вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе, протокол рассмотрения и оценки заявок на участие в конкурсе, протокол рассмотрения единственной заявки на участие в конкурсе.
6.17.3. Двухэтапный конкурс - протокол первого этапа двухэтапного конкурса, протокол вскрытия конвертов с окончательными заявками на участие в двухэтапном конкурсе, протокол рассмотрения и оценки окончательных заявок на участие в двухэтапном конкурсе, протокол рассмотрения единственной заявки на участие в двухэтапном конкурсе.
6.17.4. Электронный аукцион - протокол рассмотрения заявок на участие в электронном аукционе, протокол подведения итогов электронного аукциона.
6.17.5. Запрос котировок - протокол рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок, протокол рассмотрения заявок на участие в предварительном отборе.
6.17.10. Закрытый аукцион - протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона.
6.18. Размещает в единой информационной системе протоколы, указанные в пункте 6.17 настоящего Порядка (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и протоколов электронного аукциона), в сроки, установленные Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
6.19. Направляет протоколы рассмотрения первых и вторых частей заявок на участие в электронном аукционе оператору электронной торговой площадки в сроки, установленные Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
6.20. Передает протоколы, указанные в подпункте 6.17 настоящего Порядка, в день их подписания подразделению, инициирующему осуществление закупки, для организации заключения государственного контракта.
6.21. Представляет на запрос участника конкурса или участника запроса котировок в письменной форме или в форме электронного документа (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) разъяснения результатов конкурса или разъяснения результатов рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок в течение двух рабочих дней с даты поступления такого запроса.
6.22. Согласовывает с подразделением, инициирующим осуществление закупки, перед размещением в единой информационной системе извещения об осуществлении закупки:
6.22.1. Дату и время вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе, в запросе котировок, в запросе предложений, конвертов с окончательными предложениями и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), в запросе котировок, в запросе предложений, окончательным предложениям.
6.22.2. Дату и время окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе.
6.23. Обеспечивает сохранность конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе, в запросе котировок, защищенность, неприкосновенность и конфиденциальность поданных в форме электронных документов заявок на участие в открытом конкурсе, запросе котировок и обеспечивает рассмотрение содержания заявок на участие в открытом конкурсе, запросе котировок только после вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе, запросе котировок или открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе, запросе котировок в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
6.24. Размещает в единой информационной системе в течение одного рабочего дня после даты окончания срока подачи заявок на участие в запросе котировок извещение о продлении срока подачи заявок на участие в запросе котировок на четыре рабочих дня, если запрос котировок признан несостоявшимся по основанию, предусмотренному частью 9 статьи 78 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ (котировочной комиссией отклонены все поданные заявки на участие в запросе котировок).
6.25. Организует направление в случаях, предусмотренных частью 2 статьи 79 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, запроса о подаче заявок на участие в запросе котировок лицам, которые могут осуществить поставку необходимого товара, выполнение работы или оказание услуги.
7. При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в соответствии с положениями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, планом-графиком и на основании обращения подразделения, инициировавшего осуществление закупки, размещает не позднее чем за пять дней до даты заключения контракта в единой информационной системе извещение об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в случаях, предусмотренных пунктами 1-3, 6-8, 11-14, 16-19 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
V. Функции финансово-бухгалтерской службы Управления при осуществлении закупки
8. Финансово-бухгалтерская служба Управления при осуществлении закупки, используя открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс, осуществляет следующие функции:
8.1. Согласовывает в течение пяти рабочих дней со дня поступления от подразделения, инициирующего осуществление закупки, конкурсную документацию и проект контракта, в том числе начальную (максимальную) цену контракта, определяемую подразделением, инициирующим осуществление закупки, в соответствии с требованиями статьи 22 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
8.2. Согласовывает предложения о порядке формирования цены контракта, в том числе с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей, а также сведения о валюте, используемой для формирования цены контракта, и порядок расчетов с поставщиками (подрядчиками, исполнителями).
8.4. Согласовывает предложения о форме, порядке и сроках оплаты товара, работы или услуги.
8.5. Осуществляет в течение не более пяти рабочих дней с даты наступления случаев, соответствующих пунктам 1-6 части 6 статьи 44 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, возврат участнику закупки денежных средств, внесенных в качестве обеспечения заявки.
8.6. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предложенных победителем открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса в заявке на участие в открытом конкурсе, конкурсе с ограниченным участием, двухэтапном конкурсе, закрытом конкурсе, закрытом конкурсе с ограниченным участием, закрытом двухэтапном конкурсе, и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.
8.7. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предложенных участником закупки в заявке на участие в конкурсе, в случае, если конкурс признан несостоявшимся по основаниям, изложенным в статье 55 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
9. Финансово-бухгалтерская служба Управления при осуществлении закупки путем проведения аукциона в электронной форме, закрытого аукциона осуществляет следующие функции:
9.1. Согласовывает документацию об аукционе, проект контракта в части финансовых обязательств, в том числе начальную (максимальную) цену контракта, определяемую подразделением, инициирующим осуществление закупки, в соответствии с требованиями статьи 22 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
9.2. Согласовывает предложения о порядке формирования цены контракта, в том числе с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей, а также сведения о валюте, используемой для формирования цены контракта и расчетов с поставщиками (исполнителями, подрядчиками).
9.4. Согласовывает предложения о форме, порядке и сроках оплаты товара, работы или услуги.
9.5. Направляет в подразделение, инициирующее осуществление закупки, согласованную документацию об аукционе и проект контракта не позднее пяти рабочих дней с даты ее получения от подразделения, инициирующего осуществление закупки.
9.6. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, в который была включена цена контракта, определенная в результате проведения электронного аукциона, и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки, не позднее даты согласования.
9.7. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предложенных победителем закрытого аукциона в заявке на участие в закрытом аукционе, не позднее даты согласования.
10. При осуществлении закупки путем проведения запроса котировок финансово-бухгалтерская служба Управления осуществляет следующие функции:
10.1. Согласовывает в течение пяти рабочих дней со дня поступления от подразделения, инициирующего осуществление закупки, извещение о проведении запроса котировок и проект контракта, в том числе начальную (максимальную) цену контракта, определяемую подразделением, инициирующим осуществление закупки, в соответствии с требованиями статьи 22 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
10.2. Согласовывает предложения о форме, порядке и сроках оплаты товара, работы или услуги.
10.3. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения в него условий исполнения контракта, предусмотренных извещением о проведении запроса котировок, и цены, предложенной победителем запроса котировок в заявке на участие в запросе котировок.
10.4. Согласовывает в течение одного дня со дня представления контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предусмотренных извещением о проведении запроса котировок, и цены, предложенных участником закупки в заявке на участие в запросе котировок, в случае, если запрос котировок признан несостоявшимся по основаниям, изложенным в статье 79 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
11. При осуществлении закупки, используя запрос предложений, финансово-бухгалтерская служба Управления осуществляет следующие функции:
11.1. Согласовывает в течение пяти рабочих дней со дня поступления от подразделения, инициирующего осуществление закупки, проект извещения о проведении запроса предложений, документацию о проведении запроса предложений и проект контракта, в том числе начальную (максимальную) цену контракта, определяемую подразделением, инициирующим осуществление закупки, в соответствии с требованиями статьи 22 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки, не позднее даты согласования.
11.2. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предусмотренных извещением о проведении запроса предложений и окончательным предложением победителя запроса предложений в окончательном предложении, и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки, не позднее даты согласования.
11.3. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется в случае, если запрос предложений признается не состоявшимся в связи с тем, что до момента вскрытия конвертов с заявками на участие в запросе предложений и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в запросе предложений подана только одна такая заявка, которая признана соответствующей требованиям Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ и удовлетворяет потребности заказчика в товарах, работах, услугах в соответствии с извещением о проведении запроса предложений, и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки, не позднее даты согласования.
11.4. Согласовывает предложения о порядке формирования цены контракта, в том числе с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей, а также сведения о валюте, используемой для формирования цены контракта и расчетов с поставщиками (исполнителями, подрядчиками).
11.6. Согласовывает предложения о форме, порядке и сроках оплаты товара, работы или услуги.
12. При осуществлении закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) финансово-бухгалтерская служба Управления осуществляет функцию по согласованию в течение трех дней с момента представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, проекта контракта, который будет заключен с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком) в предусмотренных статьей 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ случаях.
13. После заключения контракта:
13.1. Вносит в реестр контрактов, заключенных заказчиком, информацию о поставке товара, выполнении работы или оказании услуги, качество, технические и функциональные характеристики (потребительские свойства) которых являются улучшенными по сравнению с качеством и соответствующими техническими и функциональными характеристиками, указанными в контракте, в случае получения такой информации от подразделения, инициирующего осуществление закупки.
13.2. Размещает в единой информационной системе информацию, полученную от подразделения, инициирующего осуществление закупки, об изменении контракта или о расторжении контракта в течение одного рабочего дня, следующего за датой изменения контракта или расторжения контракта.
VI. Функции правовой службы Управления при осуществлении закупки
14. При осуществлении закупки, используя открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс, правовая служба Управления осуществляет следующие функции:
14.1. Согласовывает в течение пяти рабочих дней со дня поступления от подразделения, инициирующего осуществление закупки, проект извещения о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, конкурсную документацию и проект контракта в части соответствия требованиям законодательства Российской Федерации и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.
14.2. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предложенных победителем открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса в заявке на участие в открытом конкурсе, конкурсе с ограниченным участием, двухэтапном конкурсе, закрытом конкурсе, закрытом конкурсе с ограниченным участием, закрытом двухэтапном конкурсе, и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.
14.3. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предложенных участником закупки в заявке на участие в конкурсе, в случае, если конкурс признан несостоявшимся по основаниям, изложенным в статье 55 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
15. При осуществлении закупки, используя аукцион в электронной форме, закрытый аукцион, правовая служба Управления осуществляет следующие функции:
15.1. Согласовывает в течение пяти рабочих дней со дня получения от подразделения, инициирующего осуществление закупки, документацию об аукционе в электронной форме, документацию о закрытом аукционе и проект контракта; согласованную документацию об аукционе в электронной форме, документацию о закрытом аукционе и проект контракта направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.
15.2. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предложенных победителем в аукционе в электронной форме, в закрытом аукционе в заявке на участие в аукционе в электронной форме, закрытом аукционе.
16. При осуществлении закупки, используя запрос котировок, правовая служба Управления осуществляет следующие функции:
16.1. Согласовывает в течение пяти рабочих дней со дня поступления от подразделения, инициирующего осуществление закупки, проект извещения о проведении запроса котировок и проект контракта.
16.2. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения в него условий исполнения контракта, предусмотренных извещением о проведении запроса котировок, и цены, предложенной победителем запроса котировок в заявке на участие в запросе котировок.
16.3. Согласовывает в течение одного дня со дня представления контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предусмотренных извещением о проведении запроса котировок, и цены, предложенных участником закупки в заявке на участие в запросе котировок, в случае, если запрос котировок признан несостоявшимся по основаниям, изложенным в статье 79 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
17. При осуществлении закупки, используя запрос предложений, правовая служба Управления осуществляет следующие функции:
17.1. Согласовывает в течение пяти рабочих дней со дня поступления от подразделения, инициирующего осуществление закупки, проект извещения о проведении запроса предложений, документацию о проведении запроса предложений и проект контракта в части соответствия требованиям законодательства Российской Федерации и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.
17.2. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предусмотренных извещением о проведении запроса предложений и окончательным предложением победителя запроса предложений в окончательном предложении, и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.
18. При осуществлении закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) правовая служба Управления осуществляет функцию по согласованию в течение трех дней с момента представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, проекта контракта, который будет заключен с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком) в предусмотренных статьей 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ случаях.
19. Правовая служба Управления согласовывает и визирует документы, указанные в настоящем разделе, после виз подразделения, инициирующего осуществление закупки, подразделения, осуществляющего размещение закупки, и финансово-бухгалтерской службы Управления.
VII. Заключительные положения
20. Замечания структурных подразделений Управления к форме и содержанию извещения о проведении конкурса (открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса), извещения о проведении аукциона (аукциона в электронной форме, закрытого аукциона), извещения о проведении запроса котировок, извещения о проведении запроса предложений, конкурсной документации, документации об аукционе, документации о проведении запроса предложений и к проекту государственного контракта устраняются по официально оформленным заключениям (при необходимости - в рабочем порядке).
21. Согласование проектов государственных контрактов, указанных в Порядке, осуществляется подразделением, инициирующим осуществление закупки, финансовым, правовым подразделениями Управления путем проставления виз соответствующих должностных лиц, работников на оборотной стороне каждого листа проекта государственного контракта с проставлением расшифровки подписи и даты.
22. Контракт по итогам электронного аукциона заключается в электронном виде с применением электронной цифровой подписи. При этом дополнительные документы, сопровождающие контракт (счета, акты сдачи-приемки, дополнительные соглашения и т.п.), оформляются сторонами путем их подписания на бумажном носителе.
После заключения контракта каждая из сторон переносит его на бумажный носитель. В случае несоответствия документа в электронном виде документу на бумажном носителе приоритет имеет контракт, подписанный электронной цифровой подписью.
23. При получении уведомления о поступлении в контрольный орган в сфере закупок жалобы на действие (бездействие) Заказчика:
23.1. Подразделение, инициирующее осуществление закупки:
23.1.1. Готовит и направляет в контрольный орган в сфере закупок возражения на жалобу.
23.1.2. Представляет интересы заказчика при рассмотрении поступившей жалобы в контрольном органе в сфере закупок.
23.1.3. Ходатайствует (при необходимости) о подготовке подразделением, осуществляющим размещение закупки, копий документов о закупке (в том числе копии заявок на участие в определении поставщика, копии протоколов), предусмотренных Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ для представления в контрольный орган в сфере закупок.
23.2. Подразделение, осуществляющее размещение закупки:
23.2.1. Готовит по ходатайству подразделения, инициирующего осуществление закупки, копии документов о закупке, представляемых на рассмотрение жалобы (в том числе копии заявок на участие в определении поставщика, копии протоколов), предусмотренные вызовом контрольного органа в сфере закупок.
23.2.2. Оказывает по ходатайству подразделения, инициирующего осуществление закупки, содействие при рассмотрении в контрольном органе в сфере закупок поступившей жалобы.
И.о. заместителя начальника Управления - начальника службы А.Г. Комков
Приложение к Порядку взаимодействия структурных подразделений Управления при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, в том числе на этапе планирования закупок, определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), заключения и исполнения контрактов
ИНФОРМАЦИЯ ОБ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ЗАКУПКИ, ПРЕДСТАВЛЯЕМАЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕМ, ИНИЦИИРУЮЩИМ ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ЗАКУПКИ, ПОДРАЗДЕЛЕНИЮ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕМУ РАЗМЕЩЕНИЕ ЗАКУПКИ
Подразделение, инициирующее осуществление закупки, направляет руководителю контрактной службы Управления служебную записку с ходатайством дать указание подразделению, осуществляющему размещение закупки, начать формирование извещения о размещении заказа, а также конкурсной документации, документации об аукционе, документации о проведении запроса предложений. Одновременно по электронной почте направляет подразделению, осуществляющему размещение закупки, следующую информацию:
1.1. Адрес электронной почты, номер контактного телефона, ответственное должностное лицо заказчика.
1.2. Краткое изложение условий контракта, содержащее наименование и описание объекта закупки с учетом требований, предусмотренных статьей 33 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, информацию о количестве и месте доставки товара, являющегося предметом контракта, месте выполнения работы или оказания услуги, являющихся предметом контракта, а также сроки поставки товара или завершения работы либо график оказания услуг, начальную (максимальную) цену контракта, источник финансирования.
1.3. Идентификационный код закупки.
1.4. Ограничение участия в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), установленное в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
1.5. Используемый способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя).
1.6. Размер и порядок внесения денежных средств в качестве обеспечения заявок на участие в закупке, условия банковской гарантии.
1.7. Размер обеспечения исполнения контракта, порядок предоставления такого обеспечения, требования к такому обеспечению, а также информация о банковском сопровождении контракта.
1.8.1. Соответствие требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации к лицам, осуществляющим поставку товара, выполнение работы, оказание услуги, являющихся объектом закупки.
1.8.2. Требование об отсутствии в предусмотренном Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ реестре недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации об участнике закупки, в том числе информации об учредителях, о членах коллегиального исполнительного органа, лице, исполняющем функции единоличного исполнительного органа участника закупки - юридического лица.
1.9. Преимущества, предоставляемые заказчиком:
1.9.1. Учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы.
1.9.2. Организациям инвалидов.
1.10. Условия, запреты, ограничения допуска товаров, происходящих из иностранного государства или группы иностранных государств, работ, услуг, соответственно выполняемых, оказываемых иностранными лицами, в случае, если данные условия, запреты, ограничения установлены заказчиком.
1.11. Обоснование начальной (максимальной) цены контракта.
1.12. Требования к содержанию, в том числе к описанию предложения участника открытого конкурса, к форме, составу заявки на участие в открытом конкурсе и инструкция по ее заполнению, при этом не допускается установление требований, влекущих за собой ограничение количества участников открытого конкурса или ограничение доступа к участию в открытом конкурсе.
1.13. Информация о возможности заказчика изменить условия контракта в соответствии с положениями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
1.15. Информация о возможности одностороннего отказа от исполнения контракта.
2. При проведении аукциона в электронной форме (электронный аукцион):
2.1. Адрес электронной почты, номер контактного телефона, ответственное должностное лицо заказчика.
2.2. Краткое изложение условий контракта, содержащее наименование и описание объекта закупки с учетом требований, предусмотренных статьей 33 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, информацию о количестве и месте доставки товара, являющегося предметом контракта, месте выполнения работы или оказания услуги, являющихся предметом контракта, а также сроки поставки товара или завершения работы либо график оказания услуг, начальную (максимальную) цену контракта, источник финансирования.
В случае если при заключении контракта объем подлежащих выполнению работ по техническому обслуживанию и (или) ремонту техники, оборудования, оказанию услуг связи, юридических услуг, медицинских услуг, образовательных услуг, услуг общественного питания, услуг переводчика, услуг по перевозкам грузов, пассажиров и багажа, гостиничных услуг, услуг по проведению оценки невозможно определить, в извещении об осуществлении закупки и документации о закупке заказчик указывает цену запасных частей или каждой запасной части к технике, оборудованию, цену единицы работы или услуги.
2.3. Идентификационный код закупки.
2.4. Ограничение участия в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), установленное в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
2.5. Используемый способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя).
2.6. Размер и порядок внесения денежных средств в качестве обеспечения заявок на участие в закупке.
2.7. Размер обеспечения исполнения контракта, порядок предоставления такого обеспечения, требования к такому обеспечению, а также информация о банковском сопровождении контракта.
2.8. Преимущества, предоставляемые заказчиком:
2.8.1. Учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы.
2.8.2. Организациям инвалидов.
2.9. Предъявляемые участникам такого аукциона требования и исчерпывающий перечень документов, которые должны быть представлены участниками такого аукциона:
2.9.1. Соответствие требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации к лицам, осуществляющим поставку товара, выполнение работы, оказание услуги, являющихся объектом закупки.
2.9.2. Требование об отсутствии в предусмотренном Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ реестре недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации об участнике закупки, в том числе информации об учредителях, о членах коллегиального исполнительного органа, лице, исполняющем функции единоличного исполнительного органа участника закупки - юридического лица.
2.10. Условия, запреты и ограничения допуска товаров, происходящих из иностранного государства или группы иностранных государств, работ, услуг, соответственно выполняемых, оказываемых иностранными лицами.
2.11. Обоснование начальной (максимальной) цены контракта.
2.12. Требования к содержанию, составу заявки на участие в таком аукционе и инструкция по ее заполнению.
2.13. Возможность заказчика изменить условия контракта в соответствии с положениями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
2.14. Информация о возможности одностороннего отказа от исполнения контракта.
3. При проведении запроса котировок:
3.1. Адрес электронной почты, номер контактного телефона, ответственное должностное лицо заказчика.
3.2. Краткое изложение условий контракта, содержащее наименование и описание объекта закупки с учетом требований, предусмотренных статьей 33 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, в том числе обоснование начальной (максимальной) цены контракта, информацию о количестве и месте доставки товара, являющегося предметом контракта, месте выполнения работы или оказания услуги, являющихся предметом контракта, а также сроки поставки товара или завершения работы либо график оказания услуг, начальную (максимальную) цену контракта, источник финансирования.
В случае если при заключении контракта объем подлежащих выполнению работ по техническому обслуживанию и (или) ремонту техники, оборудования, оказанию услуг связи, юридических услуг, медицинских услуг, образовательных услуг, услуг общественного питания, услуг переводчика, услуг по перевозкам грузов, пассажиров и багажа, гостиничных услуг, услуг по проведению оценки невозможно определить, в извещении об осуществлении закупки и документации о закупке заказчик указывает цену запасных частей или каждой запасной части к технике, оборудованию, цену единицы работы или услуги.
3.9.1. Соответствие требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации к лицам, осуществляющим поставку товара, выполнение работы, оказание услуги, являющихся объектом закупки.
3.9.2. Требование об отсутствии в предусмотренном Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ реестре недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации об участнике закупки, в том числе информации об учредителях, о членах коллегиального исполнительного органа, лице, исполняющем функции единоличного исполнительного органа участника закупки - юридического лица.
4. При проведении запроса предложений:
4.1. Адрес электронной почты, номер контактного телефона, ответственное должностное лицо заказчика.
4.2. Краткое изложение условий контракта, содержащее наименование и описание объекта закупки с учетом требований, предусмотренных статьей 33 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, информацию о количестве и месте доставки товара, являющегося предметом контракта, месте выполнения работы или оказания услуги, являющихся предметом контракта, а также сроки поставки товара или завершения работы либо график оказания услуг, начальную (максимальную) цену контракта, источник финансирования.
В случае если при заключении контракта объем подлежащих выполнению работ по техническому обслуживанию и (или) ремонту техники, оборудования, оказанию услуг связи, юридических услуг, медицинских услуг, образовательных услуг, услуг общественного питания, услуг переводчика, услуг по перевозкам грузов, пассажиров и багажа, гостиничных услуг, услуг по проведению оценки невозможно определить, в извещении об осуществлении закупки и документации о закупке заказчик указывает цену запасных частей или каждой запасной части к технике, оборудованию, цену единицы работы или услуги.
4.3. Идентификационный код закупки.
4.4. Ограничение участия в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), установленное в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
4.5. Используемый способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя).
4.6. Размер и порядок внесения денежных средств в качестве обеспечения заявок на участие в закупке, а также условия банковской гарантии.
4.7. Размер обеспечения исполнения контракта, порядок предоставления такого обеспечения, требования к такому обеспечению, а также информация о банковском сопровождении контракта в соответствии со статьей 35 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
4.8. Требования, предъявляемые к участникам запроса предложений, и исчерпывающий перечень документов, которые должны быть представлены участниками запроса предложений в соответствии со статьей 31 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
4.9. Преимущества, предоставляемые заказчиком:
4.9.1. Учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы.
4.9.2. Организациям инвалидов.
4.10. Наименование и описание объекта закупки, условий контракта, в том числе обоснование начальной (максимальной) цены контракта.
4.11. Требования к содержанию, в том числе составу, форме заявок на участие в запросе предложений и инструкция по их заполнению.
4.12. Информация о возможности заказчика изменить предусмотренные контрактом количество товара, объем работы или услуги при заключении контракта либо в ходе его исполнения в соответствии со статьей 95 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
4.13. Критерии оценки заявок на участие в запросе предложений, величины значимости этих критериев в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, порядок рассмотрения и оценки таких заявок.
4.14. Информация о возможности одностороннего отказа от исполнения контракта в соответствии с положениями частей 8-26 статьи 95 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
5. При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя):
5.1. Адрес электронной почты, номер контактного телефона, ответственное должностное лицо заказчика.
5.2. Краткое изложение условий контракта, содержащее наименование и описание объекта закупки с учетом требований, предусмотренных статьей 33 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, информацию о количестве и месте доставки товара, являющегося предметом контракта, месте выполнения работы или оказания услуги, являющихся предметом контракта, а также сроки поставки товара или завершения работы либо график оказания услуг, начальную (максимальную) цену контракта, источник финансирования.
В случае если при заключении контракта объем подлежащих выполнению работ по техническому обслуживанию и (или) ремонту техники, оборудования, оказанию услуг связи, юридических услуг, медицинских услуг, образовательных услуг, услуг общественного питания, услуг переводчика, услуг по перевозкам грузов, пассажиров и багажа, гостиничных услуг, услуг по проведению оценки невозможно определить, в извещении об осуществлении закупки и документации о закупке заказчик указывает цену запасных частей или каждой запасной части к технике, оборудованию, цену единицы работы или услуги.
5.3. Ограничение участия в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), установленное в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
5.4. Размер обеспечения исполнения контракта, порядок предоставления такого обеспечения, требования к такому обеспечению, а также информация о банковском сопровождении контракта в соответствии со статьей 35 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.
5.5. Обоснование для заключения контракта в документально оформленном отчете невозможности или нецелесообразности использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а также цены контракта и иных существенных условий контракта. Положения настоящего пункта не распространяются на случаи осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), предусмотренные пунктами 1, 2, 4, 5, 7, 8, 15, 16, 19-21, 24-26, 28, 29, 33, 36 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ. Контракт должен содержать расчет и обоснование цены контракта, за исключением случаев осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), при которых документальное оформление отчета, предусмотренного настоящим пунктом, не требуется.
Когда «бои местного значения» происходят внутри одной службы, вопрос распределения ответственности решает непосредственный руководитель. Но как быть, если споры разгораются между подразделениями? Найти выход из этой ситуации может специалист по персоналу.
Из этой статьи вы узнаете:
Чтобы определить все взаимодействия в компании и тем самым повысить эффективность персонала, HR-спе-циалисты «СпецПолимер» разработали и ввели Регламент взаимодействия и документооборота. Это помогло организации избавиться от многих проблем. Конечно, такой документ - не панацея от всех бед, но он вносит ясность и определенность в деятельность предприятия, существенно облегчает труд не только менеджеров по персоналу, но и руководства.
Компания «СпецПолимер» создана в 2003 г. Разрабатывает и производит защитные полимерные покрытия на основе полимочевины и полиуретанов в России, оказывает услуги по нанесению покрытий на любые виды поверхностей. Имеет 6 филиалов. Количество персонала управляющей компании - около 50 человек.
Регламент обычно создается, если в компании:
много бизнес-процессов;
в них задействованы более двух звеньев (несколько работников или структурных подразделений).
Цели создания регламента взаимодействия и документооборота:
1. Наведение и поддержание порядка в оформлении документов, соблюдение правильного взаимодействия бизнес-единиц.
2. Избегание конфликтов в коллективе: они просто не возникнут, если заранее определить ответственных, исполнителей, сроки и зафиксировать их в общем документе.
3. Определение трудовых функций работников: в регламенте указывается, кто с кем контактирует по работе, какова доля участия каждого сотрудника в том или ином процессе.
4. Облегчение вхождения в компанию новичков: регламент помогает понять структуру бизнес-коммуникаций, указывает, с какими документами и службами человеку предстоит работать, каковы сроки исполнения заданий.
5. Контроль процессов и исполнительской дисциплины.
6. Облегчение передачи дел от одного сотрудника другому, например, в ситуации ухода в отпуск или увольнения.
7. Исключение ситуаций, связанных с организацией труда, способных привести к потерям финансовых, временных и человеческих ресурсов.
Более подробное разъяснение смотрите в видео:
С регламентом удобнее всего работать, когда он выполнен в виде таблицы (см. таблицу). Обратим внимание на некоторые ее столбцы:
«№ формы» - могут быть указаны как стандартные, так и принятые в компании формы документов;
«Исполнитель» - сотрудник, который выполняет действие или готовит и сопровождает документ;
«Дата/время» - точный срок подготовки документа;
«Ответственный» - сотрудник, контролирующий подготовку документа, ответственный за полноту и точность представленных в нем сведений, а также за соблюдение сроков (обычно исполнитель или его руководитель).
Если какое-то звено не предусматривается в конкретном документе, ставится прочерк. Например, секретарь-делопроизводитель ежемесячно готовит и отдает на согласование начальнику службы управления персоналом список дней рождения сотрудников в следующем месяце, однако утверждения данного документа не предусмотрено, и в этом случае в колонке «Подпись, утверждение» будет стоять прочерк. Действия по конкретным документам описываются в регламенте построчно.
Документы можно объединить в группы либо по признаку сходства процессов, либо по службам, к которым они относятся. Поэтому имеет смысл в регламенте выделить соответствующие блоки: по процессам (например: поступление / отгрузка товара и т.п.) или по службам (коммерческий отдел, производственная служба и т.д.). Если крупная компания имеет сложные процессы взаимодействия, то, возможно, помимо общего для всех регламента, придется разработать таковые для каждого из подразделений.
Нюансы создания регламента зависят от особенностей компании и типа ее корпоративной культуры . В любом случае необходимо заручиться поддержкой руководства и вызвать интерес у начальников структурных подразделений. Работу по созданию общекорпоративного документа можно начать с создания Регламента для службы управления персоналом. Для HR-а это достаточно просто: все процессы ему хорошо известны, и мотивировать подчиненных к выполнению Регламента не составляет труда. После такой апробации становится легче «на живом примере» показывать руководителям других служб, как Регламент помогает в работе, что необходимо для его создания и эффективного действия.
Итак, получив одобрение и поддержку руководства, менеджер по персоналу должен собрать всю информацию о внутрифирменных процессах и документах. Для этого лучше всего определить ответственных по каждому блоку процессов (обычно это начальники служб и отделов). Способы сбора данных зависят от особенностей компании: можно сделать рассылку по внутренней сети с формой регламента и примером заполнения либо выяснить необходимые сведения в личной беседе с каждым.
Полученная информация по всем процессам и документам в компании фиксируется на бумаге.
Важно согласовать созданный документ со всеми работниками. Желательно сделать массовую рассылку нового регламента по внутренней интернет-сети с призывом вносить предложения и замечания (должен быть указан срок рассмотрения присланных комментариев). Если электронная рассылка невозможна либо не все сотрудники имеют доступ к компьютеру - нужно обеспечить каждое структурное подразделение бумажным экземпляром документа. После всех согласований можно издавать приказ об утверждении Регламента и его обязательном исполнении всеми работниками.
Чтобы регламент работал, нужно время от времени оценивать его исполнение и своевременно вносить изменения и дополнения. Если в зарплате сотрудников есть переменная часть, можно сделать одним из критериев ее выплаты исполнение регламента.
| № п/п | Документ/информация | № формы | Исполнитель | Согласование | Подпись, утверждение | Кому передаётся | Дата/время* | Ответственный |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Служба управления персоналом | |||||||
| 1.1. | Кадровый учёт | |||||||
| 1.1.1. | Штатное расписание/изменения в штатном расписании | Униф. форма Т-3/Приказ по основной деятельности | Финансовый директор | Утверждение приказом, подписание - начальник службы управления персоналом, главный бухгалтер | Начальник службы управления персоналом | Не позднее 2 дней после утверждения орг. структуры / принятия решения о внесении изменений | Начальник службы управления персоналом | |
| 1.1.2. | Заявления | Работник | Генеральный директор | Инспектор по кадрам | До кадрового действия (увольнение, отпуск и т. д.) | Работник | ||
| 1.1.3. | Трудовой договор | УП-1 | Инспектор по кадрам | До начала работы | Начальник службы управления персоналом | |||
| 1.1.4. | Соглашения, дополнения к трудовым договорам | УП-2 | Инспектор по кадрам | Начальник службы управления персоналом, юрисконсульт | Генеральный директор, работник | 1 экз. - инспектор по кадрам, 1 экз. - работник | За 2 месяца до изменений | Начальник службы управления персоналом |
| 1.1.5. | Трудовые функции работника | УП-3 | Напосредственный руководитель работника | Начальник службы управления персоналом, юрисконсульт | Генеральный директор, ознакомление - работник | 1 экз. - инспектор по кадрам, 1 экз. - работник, 1 экз. - непосредственный руководитель работника | За 5 рабочих дней до подписания трудового договора/доп. соглашения с работником | Непосредственный руководитель работника |
| 1.1.6. | ... | |||||||
| 1.2. | Управление персоналом | |||||||
| 1.2.1. | Орг. структура | УП-11 | Начальник службы управления персоналом | Директор по корпоративной политике | Генеральный директор | Начальник службы управления персоналом, в эл. виже - на корпоративный сервер | В течение 1 дня с момента принятия решения о внесении изменений | Начальник службы управления персоналом |
| 1.2.2. | Бюджет расходов службы УП на год (с приложениями) | ОФ-7 | Начальник службы управления персоналом | Директор по корпоративной политике, финансовый директор | Генеральный директор | 1 экз. - начальник службы управления персоналом, 1 экз. - финансовый директор | До 15 декабря предыдущего календарного года | Начальник службы управления персоналом |
| 1.2.3. | ... | |||||||
* Если срок выполнения выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то переносится на следующий за этой датой рабочий день
